Elektronická fakturácia/cs

Elektronická faktura je faktura ve strojově čitelné podobě – kromě PDF, které čte člověk, nese tytéž údaje i jako datový soubor, který si odběratel načte přímo do svého účetního systému. Nemusí nic přepisovat ručně a odpadnou překlepy.

Podobu těchto údajů určuje evropská norma EN 16931. Jednotlivé země a sítě si k ní přidávají vlastní pravidla, proto existuje více formátů – ReFIS jich zná několik a vybírá je podle toho, kam faktura jde.

Formáty vložené do PDF mají tu výhodu, že odběratel dostane jeden soubor – kdo jej umí přečíst strojově, načte si údaje, kdo ne, otevře si PDF jako dosud.

V Nastavení dokladů je na záložce Faktury volba „K dokladům odesílaným e-mailem přidat strukturovaný datový formát:“. Každý formát se nastavuje zvlášť a má tři možnosti:

• nikdy – formát se nepřidává;
• vždy – formát se přidá ke každé odesílané faktuře;
• podle státu příjemce – formát se přidá jen odběratelům ze zemí, kde se používá.

Ve výchozím nastavení je Peppol BIS 3.0 nastaven na „vždy“, ISDOC a ZUGFeRD na „podle státu příjemce“ a XRechnung na „nikdy“ – ten si zapněte, pokud fakturujete německému veřejnému sektoru.

Peppol je mezinárodní síť pro doručování elektronických faktur. Faktura neputuje e-mailem, ale přes přístupové body přímo do účetního systému odběratele, který ji přijme a potvrdí.

Každý účastník sítě má Peppol ID – identifikátor ve tvaru 0088:1234567890128, kde první číslo určuje typ identifikátoru a za dvojtečkou je samotné číslo (například DIČ nebo GLN). Peppol ID své firmy zadáte ve Vlastní firmě, Peppol ID odběratelů v adresáři u dané osoby; osoba jich může mít i více.

Přes Peppol odcházejí vydané faktury a vždy ve formátu Peppol BIS 3.0, i když si tento formát k e-mailům nepřidáváte. Ostatní typy dokladů síť nepřenáší, ty odejdou e-mailem nebo poštou.

Přijaté faktury stahuje ReFIS z Peppolu sám a založí z nich nezpracovaný doklad stejně, jako kdyby přišly e-mailem.

Dříve než faktura odejde, ReFIS ji porovná s pravidly elektronické fakturace. Podle toho, komu a čím doklad jde, použije jednu nebo více sad pravidel:

• EN 16931 – základní evropská norma, platí vždy;
• Peppol BIS Billing 3.0 – pravidla sítě Peppol;
• eFaktúra – požadavky Finanční správy SR a náležitosti faktury podle zákona o DPH;
• XRechnung – pravidla německého veřejného sektoru.

Nálezy jsou dvojí závažnosti. Chyba znamená, že příjemce fakturu odmítne – při odesílání přes Peppol ReFIS takový doklad neodešle, u e-mailu se na odeslání zeptá. Upozornění fakturu nezastaví, jen říká, že něco na ní nesedí.

Výsledek vidíte na dvou místech:

• ve formuláři faktury v náhledu e-faktury, který se přepočítává během psaní;
• v operaci Odeslat doklady ve sloupci „Stav e-faktury“ u každého dokladu.

Když přijde faktura s datovou přílohou – e-mailem do podatelny nebo přes Peppol – ReFIS z ní předvyplní doklad: dodavatele, číslo faktury, data, bankovní účet, položky i sazby DPH. Přečíst umí ISDOC, Peppol BIS 3.0 (UBL) i ZUGFeRD, Factur-X a XRechnung.

Doklad, který normě nevyhovuje, ReFIS nezahazuje – údaje z něj převezme a to, co faktuře chybí, vypíše v náhledu e-faktury. Je to doklad od dodavatele, opravit jej může jen on.

• Odeslat doklady
• Adresář
• Sazby DPH