Viete, koľko vás stojí schvaľovanie dokladov?

Prezradíme vám, ako na ňom ušetriť.

Šetriť náklady vo firme sa dá rôznymi spôsobmi. Väčšina podnikateľov alebo manažérov si toto šetrenie predstaví ako zníženú spotrebu materiálu a energií, či už na výrobu alebo prevádzku.

Ušetriť náklady však môžete rôznymi spôsobmi. Niekedy sa stačí pozrieť na efektivitu procesov, v ktorých sa skrývajú rôzne položky:

materiál, ktorý jednorazovo nemusí predstavovať vysoký náklad, no za rok spotreby dokáže aj v SME spoločnostiach výrazne navýšiť rozpočet na operatívu,
človekohodiny, ktorých využitie buď nebolo nutné alebo mohli byť alokované niekde inde,
a v súvislosti s neefektívne využitými hodinami sú to aj uniknuté príležitosti, v internom aj externom prostredí, ktoré mohli zvýšiť obrat.

„Proces“ však znie príliš abstraktne na to, aby sme si dokázali predstaviť výšku nákladov. Vyberme si preto konkrétny úkon: schvaľovanie a overovanie dokumentov.

Nástrahy schvaľovania dokumentov

Obeh dokumentov je tým rutinným procesom, ktorý čelí prekvapivému množstvu problémov. Ak si na ne nedáte pozor, budú vás stáť peniaze, čas aj mentálnu kapacitu. Aby sa z potenciálneho problému nestal problém skutočný, je lepšie poznať ho a pripraviť sa naň. S ktorými možnými prekážkami v schvaľovaní by ste mali počítať?

Chybné úhrady

Chybnou úhradou môže byť odoslanie čiastky na nesprávny účet, s nesprávnym variabilným symbolom alebo po splatnosti, ale aj neoprávnene vystavenej faktúry.

Kompromitovaná
bezpečnosť dokumentov

Vystaviť alebo uhradiť faktúru, prijať objednávku či dobropis nie je ťažké, najmä ak na to využívate správny systém. To však neznamená, že by to mal robiť každý zamestnanec vo firme.

O niektorých príjmoch a nákladoch vedia len poverení ľudia, niektoré dokumenty obsahujú údaje partnerských spoločností a organizácií, ďalšie zas rozsah poskytnutých služieb a produktov, ktoré podliehajú dohode o mlčanlivosti.

Mylné odoslanie dokumentu na nesprávneho človeka, pridanie manažéra z iného oddelenia do kópie e-mailu, alebo zaslanie nesprávneho dokumentu na schválenie sú najčastejšie chyby, ktoré kompromitujú bezpečnosť údajov.

Strata dokumentov
a dokladov

K strate dokumentov môže dochádzať kvôli nesprávnej archivácii, kedy sú fyzické dokumenty nenávratne poškodené a neobnoviteľné, prípadne so zmenou článku v schvaľovacom kolobehu.

Jedného zamestnanca nahradí druhý a pri výmene agendy či zaniknutí e-mailu sa stratia aj dôležité dokumenty.

Časové a finančné
straty

Neskoro a nesprávne uhradené faktúry môžu podľa charakteru zmluvy s dodávateľmi predstavovať vyššie náklady kvôli poplatkom z omeškania úhrady.

Najčastejšie dôvody problémov pri schvaľovaní dokumentov

Zlyhanie ľudského faktora

Zlyhanie ľudského faktora je najčastejším dôvodom, prečo k chybám ohľadom dokumentov a ich schvaľovania dochádza. Nepozornosť, časová tieseň, ale aj prepracovanie a únava sa podpisujú na exekúcii úlohy či úsudku človeka.

Nesprávne nastavený workflow

Workflow, teda kolobeh dokumentov a ich cesta po pracovisku sú ďalším častým dôvodom, prečo sa úlohy spojené so schvaľovaním predlžujú a predražujú. Stačí, aby bol do procesu zapojený človek, ktorý svoju úlohu nepozná. Ak je v strede schvaľovacieho cyklu, dokumenty končia v slepej uličke.

V lepšom prípade vás po pár dňoch kontaktujú dodávatelia so žiadosťou o úhradu faktúr po splatnosti. V tom horšom vám uviaznuté faktúry negatívne ovplyvnia cashflow.

Manuálny proces

Plnenie rutinných úloh manuálne prináša okrem časových strát aj vysoké riziko chybovosti. Pri známych úlohách sa totiž sústredíme menej, robíme ich automaticky, no ľudský mozog nie je stroj. Podlieha kognitívnemu skresleniu, nechá sa ľahko vyrušiť.

Generický a zastaraný softvér

Starý alebo generický softvér s funkciami, ktoré nezodpovedajú aktuálnym štandardom môže priniesť viac problémov, než úžitku. Bez kľúčových funkcionalít, ktoré pre schvaľovanie potrebujete, vás takýto nástroj núti vykonávať niektoré činnosti duplicitne, namiesto toho, aby ich spojil do jedného procesu.

Ak máte navyše špecifický schvaľovací proces schvaľovania, generický softvér vám neumožní vykonať niektoré kroky. Budete preto nútení využívať ďalšie nástroje, prípadne integrácie, ktoré zase prinášajú riziko úniku dát

Riešenie: automatizácia schvaľovania dokumentov

V našich končinách o digitalizácii hovoríme primárne v súvislosti s archivovaním dokumentov, tento termín však pokrýva omnoho širšie portfólio aktivít, nástrojov a funkcionalít.

Súčasťou digitalizácie a digitálnej zmeny – takzvanej „digital shift“, ktorá ovplyvňuje celý trh najmä po covide, je aj väčší dôraz na automatizáciu. Aj firmy, ktoré predtým automatizáciu nevyužívali, prichádzajú na jej výhody. Aké sú teda výhody automatizácie schvaľovania dokumentov?

Rýchlejšie schvaľovanie

Napríklad, klienti ReFIS Flow ušetrili v priemere až 26,6 % času na administratívnych úkonoch, ktoré pred využitím automatizácie a prispôsobeného systému museli vykonávať manuálne. Až 15x rýchlejšie schvaľovanie faktúr je docielene vďaka automatizovanému

rozposielaniu a obehu dokumentov či dokladov. Stačí ich raz nastaviť a systém sa postará o zvyšok. Workflow sa však dá kedykoľvek upraviť.

Zníženie chybovosti

Nastavenie systému, rozposielania, upozornení, či workflowu stačí vykonať raz. Softvér následne nepodlieha zlyhaniu ľudského faktora, funguje podľa nastavení. Nepošle dokument nesprávnemu recipientovi, neuvedie nesprávny údaj, nezmešká termín.

Zníženie nákladov

Bez spárovania faktúry s objednávkou, schválenia poverenej osoby alebo zhodných údajov nedochádza k nesprávnym úhradám, ktoré pre firmu predstavujú ďalšie náklady.

Zvýšenie bezpečnosti

Okrem správnej distribúcie dokumentov sa automatizovaný systém s funkciou OCR, teda optical character recognition, postará o archiváciu dokumentov. Tie sa uložia na vopred určené miesto, takže vaše digitalizované účtovníctvo bude vždy v bezpečí ako záloha pre fyzické kópie aj originály, ktoré môžu podľahnúť vonkajším vplyvom a faktorom. Synergickým efektom je ďalšie šetrenie času: ReFIS Flow ušetril našim klientom vďaka tomuto zrýchleniu procesov až 9 pracovných dní, od prijatia objednávky až po fakturáciu.

Automatizujte so správnym softvérom

Ak ste sa rozhodli, že je čas na automatizáciu spracovania dokumentov, pred výberom systému by ste sa mali pozrieť na niekoľko faktorov.

Krabicové riešenie alebo softvér na mieru?

Pri výbere systému si môžete zvoliť existujúce trhové riešenie, on-shelf produkt, alebo si najať firmu, ktorá vám vytvorí softvér na mieru. Aké sú rozdiely?

Riešenie na mieru

Custom alebo be-spoke softvér zohľadní všetky vaše požiadavky, je však finančne náročný a jeho vývoj trvá mesiace. Toto riešenie je vhodné pre firmy s veľmi špecifickými a neštandardnými procesmi, ktorých potreby nedokážu trhové riešenia naplniť.

Prvoradá je kompatibilita

Kompatibilita systému s vašimi ďalšími nástrojmi je podstatná. Ak začnete využívať nový systém, ktorý nie je možné integrovať s aktuálnymi riešeniami, proces nebude efektívnejší - práve naopak, bude komplikovanejší.

Existujúce riešenie

Ak nemáte špecifické požiadavky na funkcionality a vaše procesy sú štandardizované, existujúce riešenie vám postačí. Nevýhodou môže byť to, že pri raste firmy a zmene procesov z takéhoto riešenia „vyrastiete“, ak dodávateľ alebo vendor nepočítajú s jeho škálovaním.

Zlatá stredná cesta: softvér dodávaný s tímom programátorov

ReFIS Flow nesie znaky oboch riešení. Ponúkame existujúce riešenie, ktoré je flexibilné a prispôsobiteľné špecifickým požiadavkám vďaka tímu programátorov. Naši developeri dokážu spracovať požiadavky na funkcionality, prípadne integrácie s inými softvérmi a systémami. Preto sa nemusíte obávať toho, že po zmene jedného systému sa vaše procesy a práca skomplikujú.

Čo o našej spolupráci hovoria klienti?

„S programátormi sa spolupracovalo výborne, snažili sa nám vo všetkom vyhovieť. Obdobie implementácie prebiehalo postupne, pretože vstupné doklady máme veľmi rôznorodé a svoje požiadavky sme postupne dopĺňali a rozširovali.“

Ing. Jana Tomanová, Finančná analytička v spoločnosti HÍLEK a spol., a.s.

„Osobne vnímam systém ReFIS, ale aj dodávateľa ako veľmi flexibilného partnera, ktorý sa snažil pokryť všetky naše business aj IT potreby, čo sa nám spoločne podarilo.“

Stanislav Recký, IT riaditeľ v spoločnosti Motor-Car

Ďalšie prípadové štúdie

ReFIS Flow stále zlepšujeme!

Ako partneri Tatra banky teraz ponúkame službu Premium API. S ňou získavate okamžitý prehľad o stave vašich účtov či platieb bez toho, aby ste museli manuálne kontrolovať Internet banking.

S ReFIS Flow a Premium API tak získate:

Prehľad o histórii transakcií priamo v systéme,
Prehľad o zostatku na účte,
Spojenie nielen s Tatra bankou, ale aj ostatnými bankami na Slovensku a v okolitých krajinách.

Zaujal vás systém ReFIS Flow a možnosti automatizácie, vďaka ktorým ušetríte čas, náklady a znížite chybovosť? Ozvite sa nám a spolu nájdeme najvhodnejší spôsob, ako zefektívniť aj vaše schvaľovacie procesy.

Kontaktovať ReFIS Flow