AUTOPOLIS neprepisuje faktúry, na ich spracovanie má ReFIS

Výsledky sa prejavili okamžite v zrýchlení spracovania a obehu dokladov.

Klient:

AUTOPOLIS je autorizovaný servis a predajca vozidiel značiek Ford a Hyundai, ktorý na trhu pôsobí už 25 rokov.

Implementácia ReFIS-u:

január 2022

Funkcia ReFIS:

Automatické rozpoznávanie textu (OCR) a archivácia došlých dokumentov. Klient využíva aj ďalšie funkcionality, vrátane automatizácie priraďovania nákladových stredísk alebo vytvárania objednávok a interných nákupných žiadaniek.

Výsledky:

  • Ušetrenie času automatickým spracovaním faktúr, ktoré ReFIS za vás prepíše
  • Automatizácia v priraďovaní nákladových stredísk
  • Prehľadná elektronická archivácia dokladov, vďaka čomu sú doklady v AUTOPOLIS pod lepšou kontrolou ako predtým
  • Odstránenie veľkého množstva papierových faktúr

Zadanie od klienta:

  • Zabezpečiť elektronizáciu obehu dokladov vo firme, kde je základom služba OCR, t.j. automatické rozpoznávanie textu, ktoré vytiahne údaje z faktúr.  Prostredníctvom archivácie došlých dokumentov získanie väčšej prehľadnosti a kontroly nad dokumentmi, ktoré prúdia do firmy.

Navrhnuté riešenie:

Elektronické spracovanie a schvaľovanie dokladov v rámci ReFIS-u. ReFIS zbiera a efektívne triedi všetky doklady, vytvára z nich prehľadný archív podľa zvolených identifikátorov. Všetko sa začína pri službe OCR, ktorá doklady automaticky prepisuje.

Implementácia:

Implementácia bola výzvou, ktorú sme spoločne a úspešne zvládli napriek náročnejšiemu nábehu, nakoľko bolo potrebné zladiť ERP systém klienta s ReFIS-om. Za “lesson learned”, ktorá proces implementácie výrazne uľahčí môžeme označiť hĺbkovú analýzu, ku ktorej treba prizvať kľúčových zamestnancov všetkých oddelení, ktoré budú softvér využívať.

Výsledky:

Dostavili sa okamžite v zrýchlení spracovania, obehu dokladov vo firme počnúc automatickým prečítaním dokladov cez OCR. Tie sú pod kontrolou vďaka prehľadnému zatriedeniu do modulu podateľne v ReFISe, ktorá predstavuje jednotné miesto na príjem všetkých dokladov vo firme. V AUTOPOLIS-e využívajú aj ďalšie funkcie, ktoré ReFIS ponúka.

“Po úvodnej fáze oboznamovania sa s novým prostredím a jeho funkcionalitami, do ktorej by sme v rámci našej skúsenosti začlenili ešte väčší počet zamestnancov, už bolo nasadzovanie ReFIS-u bezproblémové. Jeho ovládanie je používateľsky jednoduché a zamestnanci si rýchlo zvykli. Pomohlo aj videoškolenie, ktoré sme pre nich pripravili,”
Michal Starinský, project manager
“OCR funguje spoľahlivo. Rýchlosť je dostatočná, v tomto smere by sme privítali, keby sa čas podarilo skrátiť ešte viac. Samozrejme ReFIS ponúka oveľa viac funkcionalít, s ktorými vieme fungovať efektívnejšie ako doteraz. Vysoko hodnotíme aj automatizáciu v priraďovaní nákladových stredísk: v praxi to funguje tak, že na základe definovaných kritérií sa automaticky pridajú ďalšie nákladové strediská. Vypĺňame tak automaticky väčšinu požadovaných dimenzií k faktúre a na nič nezabudneme. Pravidlá pre automatizáciu sa dajú používateľsky nastavovať a skúsení používatelia  tak dokážu automatizáciu neustále zlepšovať. “
Michal Starinský, project manager
“Reálne sme odstránili kopy papiera(faktúr), zrýchlili sme schvaľovací proces a dostali ho pod kontrolu. Znie to na konci možno jednoducho, ale je to podstatné zlepšenie, na ktoré sme dlho čakali.”
Ivan Medvecký, Managing director v AUTOPOLIS

Automatizujte procesy s dokladmi aj vy:

Zobraziť kontakt

Naši vybraní klienti