10 000 faktúr ročne?
Klient:
Spoločnosť HÍLEK sa venuje predaju a servisu áut značiek Volkswagen, ŠKODA, Hyundai a SEAT. Pôsobí v 4 mestách na Slovensku. V roku 2021 prijala takmer 10 tisíc došlých faktúr.
Implementácia ReFIS-u:
Január 2021
Funkcia ReFIS:
Elektronické spracovanie a schvaľovanie dokladov
Výsledky:
- Rýchlejší digitálny obeh dokladov a prehľadný archív všetkých dokladov v rámci firmy
- Úspora papiera
- Odstránenie tlače prijatých faktúr
- Skrátený čas v rámci logistiky - presunu faktúr po prevádzkach
- Zvýšenie presnosti účtovania pri importe faktúr
- Získaná spôsobilosť vytvárať podrobnejšie analýzy
- Zníženie strát dokladov po prevádzkach
- Rýchlejší schvaľovací proces.
Zadanie od klienta:
- Zabezpečiť elektronizáciu obehu dokladov vo firme.
- Získať väčšiu prehľadnosť, poriadok a kontrolu nad dokumentmi, ktoré prúdia do firmy.
- Okamžitá jasná zodpovednosť za schvaľovanie faktúr.
Navrhnuté riešenie:
V spoločnosti HÍLEK a spol.,a.s. ročne spracujú približne 10 000 faktúr. ReFIS dokáže zbierať, spracovávať a prehľadne archivovať doklady. Jasnou voľbou preto bolo elektronické spracovanie, ale aj schvaľovanie dokladov v rámci ReFIS-u, ktoré sme prispôsobili individuálnym potrebám klienta. Nastavili sme ReFIS tak, aby dokázal automaticky prečítať z dokladov aj nadštandardné údaje: informácie o značke, modele auta a aj konkrétneho VIN čísla auta - vďaka čomu dokáže spoločnosť HÍLEK presne sledovať doklady a náklady na konkrétne auto alebo model.
Implementácia:
ReFIS vo firme HÍLEK a spol., a.s. zaviedli v januári 2021. Počas pandémie COVID-19 bola takmer nutnosť optimalizovať a elektronizovať narábanie s dokladmi vo firme a zmeniť ich obeh na bezpapierový, rýchlejší a prehľadnejší. Transformácia sa podarila rýchlo a bezbolestne, ReFIS budú využívať čoskoro už tretí rok.
Výsledky:
Dostavili sa v zrýchlení práce dokumentov, ktoré sa spracúvajú digitálne bez manuálneho prepisovania a sú prehľadne triedené v rámci elektronického archívu, v ktorom sa nič nestratí. Všetky došlé faktúry vo firme HÍLEK a spol., a.s., prichádzajú cez systém ReFIS, kde prechádzajú schvaľovaním podľa určených pravidiel, po schválení sa importujú do účtovného programu spolu s uvedením účtu a strediska.
“Systém ReFIS sme si vybrali na základe analýzy, čo ponúka slovenský aj český trh pre elektronizáciu faktúr, schvaľovanie, import a archiváciu. Na začiatku bola len vízia, počas implementácie sme postupne objavovali čo všetko nám vie ReFIS zautomatizovať.”
“S programátormi sa spolupracovalo výborne, snažili sa nám vo všetkom vyhovieť. Obdobie implementácie prebiehalo postupne, pretože vstupné doklady máme veľmi rôznorodé a svoje požiadavky sme postupne dopĺňali a rozširovali. Zamestnanci si zvykli rýchlo, prostredie ReFIS-u je jednoduché na pochopenie. Spravujeme si sami aj účtovné pravidlá a používateľov, nie je to zložité.
“Bezpapierové spracovanie faktúr – nám ušetrilo samozrejme papier, ale aj čas tlače a doručovania faktúr po prevádzkach pri schvaľovaní. Rieši aj problém večne stratených faktúr. Máme vyriešenú archiváciu PDF faktúr z daňového hľadiska. Schvaľovateľ nemusí byť prítomný v kancelárii, aby schválil faktúru, môže to schvaľovať aj z domu alebo z dovolenky. Okrem došlých faktúr využívame aj schvaľovanie vystavených faktúr, ktoré je potrebné schváliť,”
Digitalizujte spracovanie dokladov aj vy:
Zobraziť kontaktNaši vybraní klienti
