10 000 faktúr ročne?

Pre automobilového dílera HÍLEK a spol, a.s. s ReFIS-om žiadny problém.

Klient:

Spoločnosť HÍLEK sa venuje predaju a servisu áut značiek Volkswagen, ŠKODA, Hyundai a SEAT. Pôsobí v 4 mestách na Slovensku. V roku 2021 prijala takmer 10 tisíc došlých faktúr.

Implementácia ReFIS-u:

Január 2021

Funkcia ReFIS:

Elektronické spracovanie a schvaľovanie dokladov

Výsledky:

  • Rýchlejší digitálny obeh dokladov a prehľadný archív všetkých dokladov v rámci firmy
  • Úspora papiera
  • Odstránenie tlače prijatých faktúr
  • Skrátený čas v rámci logistiky - presunu faktúr po prevádzkach
  • Zvýšenie presnosti účtovania pri importe faktúr
  • Získaná spôsobilosť vytvárať podrobnejšie analýzy
  • Zníženie strát dokladov po prevádzkach
  • Rýchlejší schvaľovací proces.

Zadanie od klienta:

  • Zabezpečiť elektronizáciu obehu dokladov vo firme.
  • Získať väčšiu prehľadnosť, poriadok a kontrolu nad dokumentmi, ktoré prúdia do firmy.
  • Okamžitá jasná zodpovednosť za schvaľovanie faktúr.

Navrhnuté riešenie:

V spoločnosti HÍLEK a spol.,a.s. ročne spracujú približne 10 000 faktúr. ReFIS dokáže zbierať, spracovávať a prehľadne archivovať doklady. Jasnou voľbou preto bolo elektronické spracovanie, ale aj schvaľovanie dokladov v rámci ReFIS-u, ktoré sme prispôsobili individuálnym potrebám klienta. Nastavili sme ReFIS tak, aby dokázal automaticky prečítať z dokladov aj nadštandardné údaje: informácie o značke, modele auta a aj konkrétneho VIN čísla auta - vďaka čomu dokáže spoločnosť HÍLEK presne sledovať doklady a náklady na konkrétne auto alebo model.

Implementácia:

ReFIS vo firme HÍLEK a spol., a.s. zaviedli v januári 2021. Počas pandémie COVID-19 bola takmer nutnosť optimalizovať a elektronizovať narábanie s dokladmi vo firme a zmeniť ich obeh na bezpapierový, rýchlejší a prehľadnejší. Transformácia sa podarila rýchlo a bezbolestne, ReFIS budú využívať čoskoro už tretí rok.

Výsledky:

Dostavili sa v zrýchlení práce dokumentov, ktoré sa spracúvajú digitálne bez manuálneho prepisovania a sú prehľadne triedené v rámci elektronického archívu, v ktorom sa nič nestratí. Všetky došlé faktúry vo firme HÍLEK a spol., a.s., prichádzajú cez systém ReFIS, kde prechádzajú schvaľovaním podľa určených pravidiel, po schválení sa importujú do účtovného programu spolu s uvedením účtu a strediska.

“Systém ReFIS sme si vybrali na základe analýzy, čo ponúka slovenský aj český trh pre elektronizáciu faktúr, schvaľovanie, import a archiváciu. Na začiatku bola len vízia, počas implementácie sme postupne objavovali čo všetko nám vie ReFIS zautomatizovať.”
Ing. Jana Tomanová, Finančná analytička v spoločnosti HÍLEK a spol., a.s.
“S programátormi sa spolupracovalo výborne, snažili sa nám vo všetkom vyhovieť. Obdobie implementácie prebiehalo postupne, pretože vstupné doklady máme veľmi rôznorodé a svoje požiadavky sme postupne dopĺňali a rozširovali. Zamestnanci si zvykli rýchlo, prostredie ReFIS-u je jednoduché na pochopenie. Spravujeme si sami aj účtovné pravidlá a používateľov, nie je to zložité.
Ing. Jana Tomanová, Finančná analytička v spoločnosti HÍLEK a spol., a.s.
“Bezpapierové spracovanie faktúr – nám ušetrilo samozrejme papier, ale aj čas tlače a doručovania faktúr po prevádzkach pri schvaľovaní. Rieši aj problém večne stratených faktúr. Máme vyriešenú archiváciu PDF faktúr z daňového hľadiska. Schvaľovateľ nemusí byť prítomný v kancelárii, aby schválil faktúru, môže to schvaľovať aj z domu alebo z dovolenky. Okrem došlých faktúr využívame aj schvaľovanie vystavených faktúr, ktoré je potrebné schváliť,”
JUDr. Jozef Hílek, ekonomicko-finančný riaditeľ v spoločnosti HÍLEK a spol., a.s.

Digitalizujte spracovanie dokladov aj vy:

Zobraziť kontakt

Naši vybraní klienti