Od prijatia dokladu cez schválenie až po zaúčtovanie. Všetko schválené skôr, než sa stihne stratiť.
Schvaľujte faktúry, žiadanky, objednávky alebo zmluvy a použite tak firemné peniaze len na to, čo je naozaj potrebné. Odstráňte nepotrebné a neefektívné náklady firmy. Schvaľovacie cesty môžu byť viacúrovňové, so zastupovaním aj automatickým priradením podľa nastavených pravidiel.
Prepisovanie prijatých faktúr alebo pokladničných dokladov nechajte na AI. ReFIS automaticky extrahuje všetky dôležité dáta z faktúr, pokladničných dokladov a ďalších dokladov – oslobodí vás od chýb pri manuálnom zadávaní a ušetrí desiatky hodín času.
Plná podpora eFaktúry a siete PEPPOL. Validácia faktúry ešte pred odoslaním a zaručené doručenie protistrane, jednoduchý príjem elektronických faktúr spolu s prílohami. Prijaté doklady pokračujú do schvaľovania a elektronického archívu – bez skenovania a prepisovania.
Všetky dokumenty na jednom mieste, v elektronickej podobe a dostupné 24/7 odkiaľkoľvek cez internet. Príjem dokladov cez centrálnu elektronickú podateľňu do online archívu znižuje riziko straty dokladu a usporí čas pri jeho hľadaní – v archíve sa nič nestratí. Prístup viete jednoducho poskytnúť napríklad aj audítorom.
Účtovníci sa môžu venovať komplexným problémom, namiesto zdĺhavého manuálneho účtovania. ReFIS na základe zvolených kritérií automaticky priradí správny účet z účtovnej osnovy – napríklad podľa dodávateľa, kľúčových slov alebo výšky sumy – a doklady po schválení importuje do účtovného programu spolu s uvedením účtu a strediska. Úlohou účtovníka je proces už len kontrolovať.
Plynulý nákupný proces bez e-mailového chaosu a zbytočných telefonátov. Zamestnanci vytvárajú žiadanky, zo schválených žiadaniek ľahko vytvoríte objednávky – schvaľovanie žiadaniek a objednávok pritom zamedzí nepotrebným nákupom. Došlú faktúru systém automaticky spáruje s objednávkou, podľa pravidiel nastaví schvaľovací workflow (ak neprekračuje schválenú sumu, dá sa nastaviť, že už sa potvrdí len dodanie).
Tvorba rozpočtov a sledovanie ich plnenia priamo pri schvaľovaní dokladov. Na pokročilé plánovanie plynulo nadviažete produktom ReFIS Plan.
Faktúra má často len 1 – 2 riadky, no k nej existuje detailný rozpis v Exceli – napríklad náklady na jednotlivé vozidlá pri lízingu. ReFIS rozpis z XLSX importuje a faktúru vloží rozúčtovanú do detailných riadkov.
Zamestnanci odovzdávajú doklady – za tankovanie, ubytovanie či iné výdavky – odfotením cez mobilnú aplikáciu ReFIS. Vyúčtovanie prebehne bez papierov a naháňania bločkov.
Archív zmlúv so strážením platnosti, online podpisovaním a elektronickými podpismi objednávok (ReFIS Sign). Zmluvy sú v ReFISe inteligentné – vedia napríklad automaticky vystavovať faktúry (ReFIS Billing) alebo sledovať cash-flow aj na základe údajov zo zmlúv (ReFIS Finance).
Firemný katalóg položiek spravovaný nákupným oddelením, z ktorého zamestnanci priamo vytvárajú žiadanky – tie idú na schválenie a zo schválených sa vystaví objednávka. Katalóg využijete aj pri fakturácii (ReFIS Billing) alebo v skladovom hospodárstve (ReFIS Warehouse).
Vzhľad objednávok, faktúr a ďalších dokumentov si nastavíte vizuálne – PDF šablóny upravíte bez programovania.
Odchádzate na dovolenku? Nastavte si zástupcu a schvaľovanie sa nezastaví – doklady medzitým schvaľuje poverený kolega.
E-mailové notifikácie v pravidelných intervaloch pripomenú, ktoré doklady čakajú na vaše schválenie. Nastavíte si, kedy a o čom chcete byť informovaní.
Schvaľovanie dokladov, prehľad výdavkov a odovzdávanie dokladov odfotením – priamo z mobilnej aplikácie ReFIS, kdekoľvek sa nachádzate.
Každá akcia s dokladom je zaznamenaná – kedykoľvek dohľadáte, kto doklad videl, upravil alebo schválil a kedy. Kompletná história vyhovuje auditu aj archivácii z daňového hľadiska.
Prístupy a viditeľnosť dát nastavíte do detailu – podľa rolí, oddelení, stredísk či projektov. Manažér vidí len doklady svojho oddelenia, kolega zodpovedný za vozový park len doklady vozového parku a projektový manažér len svoje projekty. Systém presne kopíruje vašu organizačnú štruktúru.
Prihlasovanie cez SSO (SAML, Microsoft, Google), dvojfaktorové overenie a biometria v mobilnej aplikácii. Dáta bezpečne v EÚ datacentre, prevádzka možná aj na vašej vlastnej infraštruktúre. Používateľov vrátane organizačnej štruktúry a hierarchie automaticky importujeme napríklad z MS Entra ID alebo LDAP.
Skupiny firiem a holdingy spravujete pod jedným prihlásením – viac spoločností v jednom systéme a konsolidované pohľady na doklady naprieč celou skupinou.
K dokladom si pridáte vlastné polia a dimenzie podľa potrieb firmy – projekt, vozidlo, zákazku či čokoľvek iné. Doklady potom podľa nich filtrujete, schvaľujete aj reportujete.
Doklady sa uchovávajú podľa nastavených retenčných pravidiel a zákonných lehôt. Po ich uplynutí vie systém dáta skartovať alebo anonymizovať v súlade s GDPR.
Dáta z ReFISu pravidelne exportujete do BI nástrojov alebo dátového skladu pre controlling. Na manažérske reporty priamo nadväzuje ReFIS Manager.
ReFIS komunikuje v 9 jazykoch: slovenčina, čeština, angličtina, nemčina, turečtina, rumunčina, ruština, poľština a maďarčina.
Na schvaľovanie a digitalizáciu dokladov nadväzujú ďalšie moduly ReFISu. Všetky zdieľajú rovnaké dáta, takže rastiete bez ďalších integrácií.
Automatický výpočet fakturovanej sumy presne podľa špecifík vašej firmy, hromadné odoslanie faktúr, sledovanie úhrad a upomienky.
Manažérske rozhodovanie a tvorba reportov za firmu, projekty alebo obchodných zástupcov.
Rozpočty za celú firmu, oddelenie, tím či projekt a sledovanie ich plnenia priamo pri schvaľovaní dokladov.
Kedy a koľko zaplatíte, koľko dostanete a koľko bude na účte – riadenie cash-flow v reálnom čase.
Digitálne podpisovanie dokumentov – zmlúv, objednávok aj interných dokladov.
Viete, kde, koľko a čoho máte. Náklady priradíte projektu až pri výdaji zo skladu, takže ziskovosť projektov sedí presne.
Prístupový bod do siete PEPPOL na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.
Pridajte sa k firmám, ktoré už dnes šetria čas a peniaze.