Od prijatia dokladu cez schválenie až po zaúčtovanie. Všetko schválené skôr, než sa stihne stratiť.
Schvaľujte faktúry, žiadanky, objednávky alebo zmluvy a použite tak firemné peniaze len na to, čo je naozaj potrebné. Odstráňte nepotrebné a neefektívné náklady firmy. Schvaľovacie cesty môžu byť viacúrovňové, so zastupovaním aj automatickým priradením podľa nastavených pravidiel.
Viac o funkciiPrepisovanie prijatých faktúr alebo pokladničných dokladov nechajte na AI. ReFIS automaticky extrahuje všetky dôležité dáta z faktúr, pokladničných dokladov a ďalších dokladov – oslobodí vás od chýb pri manuálnom zadávaní a ušetrí desiatky hodín času.
Viac o funkciiPlná podpora eFaktúry a siete PEPPOL. Validácia faktúry ešte pred odoslaním a zaručené doručenie protistrane, jednoduchý príjem elektronických faktúr spolu s prílohami. Prijaté doklady pokračujú do schvaľovania a elektronického archívu – bez skenovania a prepisovania.
Zobraziť eFaktúru a PEPPOLVšetky dokumenty na jednom mieste, v elektronickej podobe a dostupné 24/7 odkiaľkoľvek cez internet. Príjem dokladov cez centrálnu elektronickú podateľňu do online archívu znižuje riziko straty dokladu a usporí čas pri jeho hľadaní – v archíve sa nič nestratí. Prístup viete jednoducho poskytnúť napríklad aj audítorom.
Viac o funkciiÚčtovníci sa môžu venovať komplexným problémom, namiesto zdĺhavého manuálneho účtovania. ReFIS na základe zvolených kritérií automaticky priradí správny účet z účtovnej osnovy – napríklad podľa dodávateľa, kľúčových slov alebo výšky sumy – a doklady po schválení importuje do účtovného programu spolu s uvedením účtu a strediska. Úlohou účtovníka je proces už len kontrolovať.
Viac o funkciiPlynulý nákupný proces bez e-mailového chaosu a zbytočných telefonátov. Zamestnanci vytvárajú žiadanky, zo schválených žiadaniek ľahko vytvoríte objednávky – schvaľovanie žiadaniek a objednávok pritom zamedzí nepotrebným nákupom. Došlú faktúru systém automaticky spáruje s objednávkou, podľa pravidiel nastaví schvaľovací workflow (ak neprekračuje schválenú sumu, dá sa nastaviť, že už sa potvrdí len dodanie).
Viac o funkciiTvorba rozpočtov a sledovanie ich plnenia priamo pri schvaľovaní dokladov. Na pokročilé plánovanie plynulo nadviažete produktom ReFIS Plan.
Viac o funkciiFaktúra má často len 1 – 2 riadky, no k nej existuje detailný rozpis v Exceli – napríklad náklady na jednotlivé vozidlá pri lízingu. ReFIS rozpis z XLSX importuje a faktúru vloží rozúčtovanú do detailných riadkov.
Zamestnanci odovzdávajú doklady – za tankovanie, ubytovanie či iné výdavky – odfotením cez mobilnú aplikáciu ReFIS. Vyúčtovanie prebehne bez papierov a naháňania bločkov.
Viac o funkciiArchív zmlúv so strážením platnosti, online podpisovaním a elektronickými podpismi objednávok (ReFIS Sign). Zmluvy sú v ReFISe inteligentné – vedia napríklad automaticky vystavovať faktúry (ReFIS Billing) alebo sledovať cash-flow aj na základe údajov zo zmlúv (ReFIS Finance).
Viac o funkciiFiremný katalóg položiek spravovaný nákupným oddelením, z ktorého zamestnanci priamo vytvárajú žiadanky – tie idú na schválenie a zo schválených sa vystaví objednávka. Katalóg využijete aj pri fakturácii (ReFIS Billing) alebo v skladovom hospodárstve (ReFIS Warehouse).
Vzhľad objednávok, faktúr a ďalších dokumentov si nastavíte vizuálne – PDF šablóny upravíte bez programovania.
Odchádzate na dovolenku? Nastavte si zástupcu a schvaľovanie sa nezastaví – doklady medzitým schvaľuje poverený kolega.
E-mailové notifikácie v pravidelných intervaloch pripomenú, ktoré doklady čakajú na vaše schválenie. Nastavíte si, kedy a o čom chcete byť informovaní.
Schvaľovanie dokladov, prehľad výdavkov a odovzdávanie dokladov odfotením – priamo z mobilnej aplikácie ReFIS, kdekoľvek sa nachádzate.
Viac o funkciiKaždá akcia s dokladom je zaznamenaná – kedykoľvek dohľadáte, kto doklad videl, upravil alebo schválil a kedy. Kompletná história vyhovuje auditu aj archivácii z daňového hľadiska.
Prístupy a viditeľnosť dát nastavíte do detailu – podľa rolí, oddelení, stredísk či projektov. Manažér vidí len doklady svojho oddelenia, kolega zodpovedný za vozový park len doklady vozového parku a projektový manažér len svoje projekty. Systém presne kopíruje vašu organizačnú štruktúru.
Prihlasovanie cez SSO (SAML, Microsoft, Google), dvojfaktorové overenie a biometria v mobilnej aplikácii. Dáta bezpečne v EÚ datacentre, prevádzka možná aj na vašej vlastnej infraštruktúre. Používateľov vrátane organizačnej štruktúry a hierarchie automaticky importujeme napríklad z MS Entra ID alebo LDAP.
Viac o funkciiSkupiny firiem a holdingy spravujete pod jedným prihlásením – viac spoločností v jednom systéme a konsolidované pohľady na doklady naprieč celou skupinou.
Viac o funkciiK dokladom si pridáte vlastné polia a dimenzie podľa potrieb firmy – projekt, vozidlo, zákazku či čokoľvek iné. Doklady potom podľa nich filtrujete, schvaľujete aj reportujete.
Doklady zostávajú v archíve natrvalo – nemažeme ich. Pre osobné údaje si viete nastaviť retenčné pravidlá a po uplynutí lehoty ich systém anonymizuje alebo skartuje v súlade s GDPR.
Dáta z ReFISu pravidelne exportujete do BI nástrojov alebo dátového skladu pre controlling. Na manažérske reporty priamo nadväzuje ReFIS Manager.
Viac o funkciiReFIS komunikuje v 9 jazykoch: slovenčina, čeština, angličtina, nemčina, turečtina, rumunčina, ruština, poľština a maďarčina.
Na schvaľovanie a digitalizáciu dokladov nadväzujú ďalšie moduly ReFISu. Všetky zdieľajú rovnaké dáta, takže rastiete bez ďalších integrácií.
Automatický výpočet fakturovanej sumy presne podľa špecifík vašej firmy, hromadné odoslanie faktúr, sledovanie úhrad a upomienky.
Manažérske rozhodovanie a tvorba reportov za firmu, projekty alebo obchodných zástupcov.
Rozpočty za celú firmu, oddelenie, tím či projekt a sledovanie ich plnenia priamo pri schvaľovaní dokladov.
Kedy a koľko zaplatíte, koľko dostanete a koľko bude na účte – riadenie cash-flow v reálnom čase.
Digitálne podpisovanie dokumentov – zmlúv, objednávok aj interných dokladov.
Viete, kde, koľko a čoho máte. Náklady priradíte projektu až pri výdaji zo skladu, takže ziskovosť projektov sedí presne.
Prístupový bod do siete PEPPOL na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.
Pridajte sa k firmám, ktoré už dnes šetria čas a peniaze.