firmy, ktoré doklady schvaľujú elektronicky
Faktúra, objednávka, žiadanka aj zmluva prejdú online schvaľovaním – a ešte v deň, keď prídu. Žiadne obiehanie kancelárií s košieľkami, žiadne hľadanie, u koho doklad uviazol. Schvaľovateľ má pritom po ruke všetko, čo na rozhodnutie potrebuje: nielen doklad, ale aj rozpočet, zmluvu či súvisiacu objednávku – a kompletnú históriu toho, čo sa s dokladom dialo.
firmy, ktoré doklady schvaľujú elektronicky
Schvaľovanie nie je len o podpise. Je to miesto, kde sa rozhoduje, či firma vôbec nakúpi – a či potom zaplatí za niečo, čo naozaj dostala.
Schvaľovacia cesta kopíruje vašu organizačnú štruktúru. Faktúru za náhradné diely dostane skladník, ktorý dodávku prevzal – nie asistentka, ktorá o nej nič nevie.
Notifikácie pravidelne pripomínajú, čo čaká na schválenie. Keď je schvaľovateľ na dovolenke, doklad automaticky preberá jeho zástupca.
Došlá faktúra sa páruje s objednávkou. Ak nesedí suma alebo rozsah dodávky, k úhrade sa nedostane skôr, než to niekto vysvetlí.
Schvaľovať môžete ľubovoľný dokument, začať môžete s faktúrami. Objednávky či zmluvy môžete pridať neskôr alebo vôbec. Rozsah určujete vy podľa toho, ako to vo firme naozaj chodí.
Zamestnanec požiada o nákup ešte predtým, než sa čokoľvek objedná. Vedúci vidí, koľko z rozpočtu ostáva, a rozhodne, či firma vôbec nakúpi.
Na schválenú žiadanku nadviaže objednávka či zmluva. Schvaľovateľov ReFIS priradí sám podľa strediska, sumy, dodávateľa alebo projektu.
Došlá faktúra sa spáruje s objednávkou, takže schvaľovateľ hneď vidí, čo sa objednalo a za koľko. ReFIS popri tom kontroluje duplicity, dlhy dodávateľa aj to, či je IBAN registrovaný na Finančnej správe SR.
Doklad sa zaúčtuje, uloží do archívu a pripraví na úhradu. História zostáva dohľadateľná.
Schvaľovanie sa vo firme dotkne štyroch vecí naraz – rýchlosti, nákladov, času manažérov a prehľadu o tom, čo sa práve deje.
Vďaka online schvaľovaniu žiadaniek, objednávok, faktúr a ďalších dokladov výrazne zrýchlite schvaľovací proces. Online, z ľubovoľného miesta na svete môžete schvaľovať doklady. Workflow (poradie, ako dokumenty kolujú medzi zamestnancami) je nastaviteľný a môže zahŕňať viacero osôb. Kolega zodpovedný za vozový park uvidí len doklady týkajúce sa vozového parku a vie najlepšie posúdiť, či je fakturácia oprávnená.
Obdobie od prijatia objednávky po fakturáciu sa u našich zákazníkov skrátilo v priemere o 9 dní.
Schvaľovanie objednávok a žiadaniek zamedzí nepotrebným nákupom. Schvaľovanie prijatých faktúr zase znižuje pravdepodobnosť úhrady faktúry, ktorá nebola oprávnene fakturovaná – napríklad práce boli dodané v inom rozsahu, tovar v inej kvalite a podobne. Znížte náklady firmy vďaka prehľadu o všetkých nákladoch, ktoré firma vynakladá.
Vo firmách s povinným schvaľovaním klesli náklady v priemere o 7,1 %.
Administratívne úkony spomaľujú vašu firmu. Neberú čas len administratívnym pracovníkom – čo je horšie, odoberajú aj z produktívneho času manažérov. ReFIS tak šetrí čas dvakrát: manažéri sa venujú aktivitám priamo súvisiacim s ich prácou a administratíva sa zbaví nepotrebnej roboty.
Po zavedení ReFISu ušetrí manažér v priemere 3 hodiny týždenne.
Absolútna kontrola nad každým dokladom v prehľadnej podobe – kedykoľvek viete, kde sa doklad nachádza a na koho schválenie čaká. Stav nákladov, projektov aj rozpočtov vidíte okamžite po schválení dokladu, bez čakania na mesačnú uzávierku. Manažéri tak rozhodujú na základe aktuálnych dát, nie odhadov.
Schvaľovanie v ReFISe nie je jedna pevná šablóna pre všetkých. Prispôsobí sa tomu, ako to vo vašej firme naozaj chodí.
„Reálne sme odstránili kopy papiera, zrýchlili sme schvaľovací proces a dostali ho pod kontrolu. Znie to na konci možno jednoducho, ale je to podstatné zlepšenie, na ktoré sme dlho čakali.“
Nechajte nám kontakt a pripravíme ukážku na dokladoch a schvaľovacích cestách z vašej firmy – nie na vymyslených dátach.
Alebo rovno zavolajte +421 915 752 562
Ďakujeme, budeme Vás kontaktovať.
Nákup schválený skôr, než sa minú peniaze – od žiadanky cez objednávku po párovanie s faktúrou.
Viac o funkciiAI prečíta faktúru aj bloček a vyplní údaje za vás – bez prepisovania a bez preklepov.
Viac o funkciiArchív zmlúv, ktorý stráži platnosti a výpovedné lehoty a sám upozorní skôr, než je neskoro.
Viac o funkciiPridajte sa k firmám, ktoré faktúry schvaľujú v deň, keď prídu.