Vyťažovanie údajov z faktúr pomocou AI, ReFIS Flow: softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov

Prečo automatické vyťažovanie

Prepisovanie dokladov je práca, ktorú už nikto robiť nemusí

Ručné zadávanie faktúr je najdrahší spôsob, ako do systému dostať údaje, ktoré sú na doklade už napísané.

Desiatky hodín mesačne späť

Účtovníčka nezadáva hlavičky a riadky faktúr, ale kontroluje, čo systém prečítal. Pri stovkách dokladov mesačne je to rozdiel v celých pracovných dňoch.

Preklepy, ktoré stáli peniaze

Nesprávny variabilný symbol, prehodené číslice v sume alebo zlé IBAN. Vyťažené údaje pochádzajú priamo z dokladu, takže tento typ chýb jednoducho zmizne.

Systém sa učí z faktúr vašich dodávateľov

Čím viac faktúr od dodávateľa prejde, tým presnejšie ReFIS vie, kde má na nich hľadať čo. Pri opakovaných dodávateľoch je vyťaženie takmer bezzásahové.

Ako to funguje

Od prijatia dokladu po hotový záznam

Doklad príde akokoľvek

PDF e-mailom, papier zo skenera, bloček odfotený mobilom alebo elektronická faktúra cez PEPPOL.

AI údaje automaticky vyťaží

Nečíta len text, ale celé rozloženie dokladu – hlavičku, tabuľky aj riadky. Zvládne aj sken, fotku či horšie čitateľný bloček. Originál zostáva priložený, aby bolo do čoho nahliadnuť.

AI priradí význam údajom

Rozpozná, ktoré číslo je celková suma, ktoré DPH a ktorý dátum je splatnosť. Doplní a overí údaje aj voči verejným registrom (Obchodný register a ďalšie).

Vy už len potvrdíte

Vyťažené polia vidíte vedľa obrázka dokladu. Vy už len potvrdíte alebo ReFIS pošle doklad do interného schvaľovania.

Výhody

Čo tým firma získa

Zníženie chybovosti

Najčastejšie problémy firiem, ktoré sa na nás obrátili a stali sa našimi zákazníkmi, boli úhrady na nesprávny účet či s nesprávnym variabilným symbolom, strata dokladov alebo objednávka mimo plánu, o ktorej nikto nevedel až do príchodu faktúry.

Zníženie pracnosti a zrýchlenie procesov

ReFIS extrahuje všetky dôležité dáta z faktúr automaticky a oslobodí vás od chýb pri manuálnom zadávaní. Účtovníci sa tak môžu venovať účtovaniu namiesto zdĺhavého prepisovania dokladov.

Pri spracovaní prijatých faktúr ušetríte až 80 % času.

Pozrite si všetky výhody ReFISu

Čo všetko ReFIS z dokladu prečíta

Vyťažovanie sa netýka len hlavičky faktúry. Do systému sa dostane všetko, s čím ďalej pracujete.

dodávateľ vrátane IČO, DIČ a IČ DPH, s overením v registri firiem
číslo faktúry, variabilný symbol, IBAN a spôsob úhrady
dátum vystavenia, dodania a splatnosti
základ dane, sadzby a výška DPH aj pri viacerých sadzbách na doklade
jednotlivé riadky faktúry vrátane množstva a jednotkovej ceny
pokladničné doklady a bločky odfotené mobilom
doklady v cudzom jazyku a v cudzej mene
väzba na objednávku, ak faktúra na nejakú odkazuje
údaje z príloh a vyúčtovaní (XLSX, PDF), keď dôležitá informácia nie je na samotnej faktúre – napríklad rozpis faktúry od operátora podľa telefónnych čísel

Prípadová štúdia

„Efektívnym riešením sa pre nás ukázalo zavedenie vybraných funkcií softvéru ReFIS najmä pre naše účtovnícke oddelenie.“

Danica Bernátová

Tax & Finance & Legal Director, PIXEL FEDERATION

Prečítajte si celý príbeh PIXEL FEDERATION

FAQ

Časté otázky o vyťažovaní dokladov

Aká je úspešnosť vyťažovania údajov z faktúr?

Pri bežných dodávateľských faktúrach v PDF je vyťaženie hlavičkových údajov spoľahlivé prakticky vždy. Kvalitu ovplyvňuje najmä to, ako doklad prišiel – elektronická faktúra a PDF sú na tom lepšie než fotka pokrčeného bločka. Preto ReFIS vyťažené polia vždy zobrazí vedľa obrázka dokladu na kontrolu, nič neúčtuje naslepo.

Vyťažujete údaje cez OCR, alebo cez AI?

Cez AI. Samotné OCR len prevedie obraz na text – nevie, ktoré číslo je celková suma a ktoré variabilný symbol, a preto potrebuje pre každého dodávateľa šablónu. V ReFISe je prečítanie textu len prvý krok; čo je na doklade čo, rozpozná AI podobne ako človek. Preto zvládne aj faktúru od dodávateľa, ktorého vidí prvýkrát.

Musíme faktúry najprv skenovať?

Nie. Väčšina dokladov dnes chodí v PDF e-mailom a tie idú do ReFISu priamo. Skener potrebujete len na papierové doklady. Bločky od zamestnancov sa odfotia mobilnou aplikáciou.

Čo ak dodávateľ zmení vzhľad faktúry?

Nič sa nedeje. ReFIS nepracuje s pevnými šablónami, v ktorých musí byť údaj na presnom mieste – rozpoznáva význam údajov. Zmenený layout preto zvládne aj pri prvom doklade v novej podobe.

Čo ak je dôležitý údaj v prílohe, nie na faktúre?

ReFIS vie čítať aj prílohy a vyúčtovania (XLSX, PDF a podobne) a použiť údaje z nich. Takéto čítanie sa nastavuje pre konkrétnu firmu. Najčastejšie ide o faktúru od operátora rozdelenú podľa telefónnych čísel – aj s automatickým priradením nákladov na oddelenia podľa organizačnej štruktúry –, rozdelenie lízingu áut medzi oddelenia alebo rozpočítanie nákladov na plyn či elektrinu medzi prevádzky.

Ako to súvisí s eFaktúrou a PEPPOL?

Elektronická faktúra prichádza rovno ako dáta, takže sa nemusí vyťažovať vôbec – to je ešte lepší stav než automatické vyťažovanie. ReFIS oba vstupy spracuje rovnako a pokračujú do rovnakého schvaľovania. Viac o eFaktúre a sieti PEPPOL.

Zostane nám originál dokladu?

Áno. Originál sa ukladá do elektronického archívu a je pripojený k záznamu navždy. Pri kontrole tak viete ukázať nielen údaje v systéme, ale aj doklad, z ktorého pochádzajú.

Nezáväzná konzultácia

Pošlite nám vzorku svojich faktúr

Ukážeme vám na vašich vlastných dokladoch, čo z nich ReFIS prečíta. Uvidíte reálnu úspešnosť, nie čísla z prezentácie.

Ozveme sa do jedného pracovného dňa.
Ukážku pripravíme na vašich dokladoch a procesoch, nie na cudzích dátach.
Bez záväzku a bez nutnosti čokoľvek meniť v účtovnom programe.

Alebo rovno zavolajte +421 915 752 562

Nezáväzná ukážka

Meno a priezvisko (*)

Email (*)

Telefón (*)

Firma

Aktuálny rok (*)

Nevypĺňať, nechať prázdne:

Odoslaním súhlasíte so spracovaním údajov podľa podmienok ochrany súkromia.

Podľa segmentu

Podľa rolí a oddelení

Faktúry, ktoré sa prepíšu samy