Funkcionality

Nákup schválený skôr, než odídu peniaze

Zamestnanec vytvorí žiadanku, schválenie prebehne online a zo schválenej žiadanky vznikne objednávka. Keď potom príde faktúra, systém ju s objednávkou spáruje sám.

CHCEM VIDIEŤ NÁKUPNÝ PROCES AKO TO FUNGUJE

firmy, ktoré nákup riadia cez ReFIS

Prečo schvaľovať už žiadanku

Najlacnejší nákup je ten, ktorý sa neuskutoční

Keď príde faktúra, je neskoro. Rozhodnutie o výdavku padlo dávno predtým – a práve tam patrí kontrola.

Koniec objednávok, o ktorých nikto nevie

Žiadny „vydaná objednávka mimo plánu, o ktorej sme sa dozvedeli až z faktúry“. Každý nákup má schválenie a je vidieť, kto ho odobril.

Faktúra sa spáruje s objednávkou sama

Ak sedí s objednanou sumou, schvaľovanie sa skráti na potvrdenie dodania. Ak nesedí, doklad sa zastaví a niekto to musí vysvetliť.

Vidno, či na to je rozpočet

Schvaľovateľ vidí čerpanie rozpočtu strediska v okamihu, keď o nákupe rozhoduje – nie na konci mesiaca.

Ako to funguje

Od žiadanky po zaplatenú faktúru

Zamestnanec vytvorí žiadanku

Buď voľne, alebo výberom z firemného katalógu položiek, ktorý spravuje nákupné oddelenie.

Žiadanka sa schváli

Podľa pravidiel: vedúci, nákupca, pri vyšších sumách aj konateľ. Všetko online, bez obiehania kancelárií.

Vznikne objednávka

Zo schválených žiadaniek sa vystaví objednávka dodávateľovi vo vašej PDF šablóne a odošle sa e-mailom.

Príde faktúra a spáruje sa

Systém porovná faktúru s objednávkou a podľa nastavených tolerancií určí, čo sa ešte musí schvaľovať.

Ako si nákupný proces nastavíte

Od jednoduchého schvaľovania žiadaniek až po plne riadený nákup s katalógom a párovaním dokladov.

firemný katalóg položiek spravovaný nákupným oddelením
žiadanky s prílohami, komentármi a vrátením na doplnenie
schvaľovacie limity podľa sumy, strediska a kategórie nákupu
hromadné objednanie viacerých schválených žiadaniek naraz
objednávky vo vlastnej PDF šablóne, s elektronickým podpisom
párovanie faktúry s objednávkou vrátane tolerancie odchýlky
potvrdenie prevzatia dodávky priamo na sklade alebo v prevádzke
prehľad, čo je objednané a ešte nedodané, a čo dodané a nefakturované

Prípadová štúdia

„Nákupy tovarov pre kanceláriu sme predtým síce riešili koordinovane, ale až ReFIS im dal jasnú štruktúru a plne ich zautomatizoval.“

Matúš Brečka

CEO, Hedin Automotive

Prečítajte si celý príbeh Hedin Automotive

FAQ

Časté otázky o žiadankách a objednávkach

Aký je rozdiel medzi žiadankou a objednávkou?

Žiadanka je interná požiadavka zamestnanca – „potrebujem toto“. Objednávka je záväzný dokument, ktorý odchádza dodávateľovi. V ReFISe sa najprv schváli žiadanka a až zo schválenej vznikne objednávka, takže dodávateľovi nikdy neodíde nič neschválené.

Musí každý nákup prejsť žiadankou?

Nie. Pravidlá si nastavíte tak, aby dávali zmysel – drobné prevádzkové nákupy môžu ísť zjednodušene, kým investície alebo nákupy nad určitú sumu prejdú plným schvaľovaním.

Čo ak faktúra nesedí s objednávkou?

Systém rozdiel zachytí a doklad zastaví. Nastavíte si toleranciu – napríklad odchýlku do 2 %, ktorú netreba riešiť – a všetko nad ňu ide na doschválenie človeku, ktorý objednávku vystavil.

Vieme objednávky posielať dodávateľom priamo z ReFISu?

Áno. Objednávka sa vygeneruje do vašej PDF šablóny a odošle e-mailom. Šablónu si upravíte vizuálne, bez programátora.

Prepojí sa to so skladom?

Prevzatie dodávky sa dá potvrdiť priamo v ReFISe. Na plnohodnotné skladové hospodárstvo nadväzuje modul ReFIS Warehouse, prípadne váš existujúci systém, na ktorý sa ReFIS napojí.

Nezáväzná konzultácia

Chcete mať nákup pod kontrolou?

Ukážeme vám celú cestu od žiadanky po spárovanú faktúru na príklade z vašej firmy.

Ozveme sa do jedného pracovného dňa.
Ukážku pripravíme na vašich dokladoch a procesoch, nie na cudzích dátach.
Bez záväzku a bez nutnosti čokoľvek meniť v účtovnom programe.

Alebo rovno zavolajte +421 915 752 562

Nezáväzná ukážka

Meno a priezvisko (*)

Email (*)

Telefón (*)

Firma

Aktuálny rok (*)

Nevypĺňať, nechať prázdne:

Odoslaním súhlasíte so spracovaním údajov podľa podmienok ochrany súkromia.

Podľa segmentu

Podľa rolí a oddelení