Elektronická fakturácia/de

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in maschinenlesbarer Form – neben dem PDF, das ein Mensch liest, trägt sie dieselben Daten auch als Datei, die der Kunde direkt in sein Buchhaltungssystem einliest. Nichts muss abgetippt werden, und Tippfehler entfallen.

Die Form dieser Daten legt die europäische Norm EN 16931 fest. Einzelne Länder und Netze ergänzen sie um eigene Regeln, deshalb gibt es mehrere Formate – ReFIS kennt einige davon und wählt sie danach, wohin die Rechnung geht.

In das PDF eingebettete Formate haben den Vorteil, dass der Kunde eine einzige Datei erhält – wer sie maschinell lesen kann, übernimmt die Daten, wer nicht, öffnet das PDF wie bisher.

In den Dokumenteinstellungen finden Sie auf der Registerkarte Rechnungen die Option „Den per E-Mail versendeten Dokumenten ein strukturiertes Datenformat beifügen:“. Jedes Format wird einzeln eingestellt und hat drei Möglichkeiten:

• nie – das Format wird nicht beigefügt;
• immer – das Format wird jeder gesendeten Rechnung beigefügt;
• nach Land des Empfängers – das Format wird nur Kunden aus Ländern beigefügt, in denen es verwendet wird.

Standardmäßig ist Peppol BIS 3.0 auf „immer“ gesetzt, ISDOC und ZUGFeRD auf „nach Land des Empfängers“ und XRechnung auf „nie“ – schalten Sie dieses ein, wenn Sie dem deutschen öffentlichen Sektor Rechnungen stellen.

Peppol ist ein internationales Netz für die Zustellung elektronischer Rechnungen. Die Rechnung läuft nicht per E-Mail, sondern über Zugangspunkte direkt in das Buchhaltungssystem des Kunden, das sie annimmt und bestätigt.

Jeder Teilnehmer des Netzes hat eine Peppol-ID – eine Kennung in der Form 0088:1234567890128, wobei die erste Zahl die Art der Kennung angibt und nach dem Doppelpunkt die Nummer selbst steht (zum Beispiel die USt-IdNr. oder eine GLN). Die Peppol-ID der eigenen Firma tragen Sie unter Eigenes Unternehmen ein, die Peppol-IDs der Kunden im Adressbuch bei der jeweiligen Person; eine Person kann auch mehrere haben.

Über Peppol gehen ausgestellte Rechnungen hinaus, und zwar immer im Format Peppol BIS 3.0, auch wenn Sie dieses Format den E-Mails nicht beifügen. Andere Dokumentarten überträgt das Netz nicht, diese gehen per E-Mail oder Post hinaus.

Empfangene Rechnungen lädt ReFIS selbst aus Peppol herunter und legt daraus ein unverarbeitetes Dokument an, genauso als wären sie per E-Mail gekommen.

Bevor die Rechnung hinausgeht, vergleicht ReFIS sie mit den Regeln der elektronischen Rechnungsstellung. Je nachdem, an wen und womit das Dokument geht, verwendet es eine oder mehrere Regelsätze:

• EN 16931 – die grundlegende europäische Norm, gilt immer;
• Peppol BIS Billing 3.0 – die Regeln des Peppol-Netzes;
• eFaktúra – die Anforderungen der slowakischen Finanzverwaltung und die Rechnungsangaben nach dem Umsatzsteuergesetz;
• XRechnung – die Regeln des deutschen öffentlichen Sektors.

Die Befunde haben zwei Schweregrade. Ein Fehler bedeutet, dass der Empfänger die Rechnung ablehnen wird – beim Versand über Peppol sendet ReFIS ein solches Dokument nicht, bei E-Mail fragt es vor dem Senden nach. Ein Hinweis hält die Rechnung nicht auf, er sagt nur, dass etwas daran nicht stimmt.

Das Ergebnis sehen Sie an zwei Stellen:

• im Rechnungsformular in der Vorschau der E-Rechnung, die während des Schreibens neu berechnet wird;
• in der Operation Dokumente senden in der Spalte „Status der E-Rechnung“ bei jedem Dokument.

Kommt eine Rechnung mit einem Datenanhang – per E-Mail in den Posteingang oder über Peppol –, füllt ReFIS daraus ein Dokument vor: Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Bankkonto, Positionen und Umsatzsteuersätze. Lesen kann es ISDOC, Peppol BIS 3.0 (UBL) sowie ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung.

Ein Dokument, das der Norm nicht entspricht, wirft ReFIS nicht weg – es übernimmt die Daten daraus und listet in der Vorschau der E-Rechnung auf, was der Rechnung fehlt. Es ist das Dokument des Lieferanten, korrigieren kann es nur er.

• Dokumente senden
• Adressbuch
• USt-Sätze