Elektronická fakturácia

Elektronická faktúra je faktúra v strojovo čitateľnej podobe – okrem PDF, ktoré číta človek, nesie tie isté údaje aj ako dátový súbor, ktorý si odberateľ načíta priamo do svojho účtovného systému. Nemusí nič prepisovať ručne a odpadnú preklepy.

Podobu týchto údajov určuje európska norma EN 16931. Jednotlivé krajiny a siete si k nej pridávajú vlastné pravidlá, preto existuje viac formátov – ReFIS ich pozná niekoľko a vyberá ich podľa toho, kam faktúra ide.

Formáty vložené do PDF majú tú výhodu, že odberateľ dostane jeden súbor – kto ho vie prečítať strojovo, načíta si údaje, kto nie, otvorí si PDF ako doteraz.

V Nastaveniach dokladov na záložke Faktúry je voľba „K dokladom odosielaným e-mailom pridať štruktúrovaný dátový formát:“. Každý formát sa nastavuje zvlášť a má tri možnosti:

• nikdy – formát sa nepridáva;
• vždy – formát sa pridá ku každej odosielanej faktúre;
• podľa štátu príjemcu – formát sa pridá len odberateľom z krajín, kde sa používa.

Predvolene je Peppol BIS 3.0 nastavený na „vždy“, ISDOC a ZUGFeRD na „podľa štátu príjemcu“ a XRechnung na „nikdy“ – ten si zapnite, ak fakturujete nemeckému verejnému sektoru.

Peppol je medzinárodná sieť na doručovanie elektronických faktúr. Faktúra neputuje e-mailom, ale cez prístupové body priamo do účtovného systému odberateľa, ktorý ju prijme a potvrdí.

Každý účastník siete má Peppol ID – identifikátor v tvare 0088:1234567890128, kde prvé číslo určuje typ identifikátora a za dvojbodkou je samotné číslo (napríklad IČ DPH alebo GLN). Peppol ID svojej firmy zadáte vo Vlastnej firme, Peppol ID odberateľov v adresári pri danej osobe; osoba ich môže mať aj viac.

Cez Peppol odchádzajú vydané faktúry a vždy vo formáte Peppol BIS 3.0, aj keď si tento formát k e-mailom nepridávate. Ostatné typy dokladov sieť neprenáša, tie odídu e-mailom alebo poštou.

Prijaté faktúry sťahuje ReFIS z Peppolu sám a založí z nich nespracovaný doklad rovnako, ako keby prišli e-mailom.

Skôr než faktúra odíde, ReFIS ju porovná s pravidlami elektronickej fakturácie. Podľa toho, komu a čím doklad ide, použije jednu alebo viac sád pravidiel:

• EN 16931 – základná európska norma, platí vždy;
• Peppol BIS Billing 3.0 – pravidlá siete Peppol;
• eFaktúra – požiadavky Finančnej správy SR a náležitosti faktúry podľa zákona o DPH;
• XRechnung – pravidlá nemeckého verejného sektora.

Nálezy sú dvojakej závažnosti. Chyba znamená, že príjemca faktúru odmietne – pri odosielaní cez Peppol ReFIS taký doklad neodošle, pri e-maile sa na odoslanie spýta. Upozornenie faktúru nezastaví, len hovorí, že niečo na nej nesedí.

Výsledok vidíte na dvoch miestach:

• vo formulári faktúry v náhľade e-faktúry, ktorý sa prepočítava počas písania;
• v operácii Odoslať doklady v stĺpci „Stav e-faktúry“ pri každom doklade.

Keď príde faktúra s dátovou prílohou – e-mailom do podateľne alebo cez Peppol – ReFIS z nej predvyplní doklad: dodávateľa, číslo faktúry, dátumy, bankový účet, položky aj sadzby DPH. Prečítať vie ISDOC, Peppol BIS 3.0 (UBL) aj ZUGFeRD, Factur-X a XRechnung.

Doklad, ktorý norme nevyhovuje, ReFIS nezahadzuje – údaje z neho prevezme a to, čo faktúre chýba, vypíše v náhľade e-faktúry. Je to doklad od dodávateľa, opraviť ho môže len on.

• Odoslať doklady
• Adresár
• Sadzby DPH