Importom dokladov zo sieťového disku ReFIS preberá doklady, ktoré ukladá napríklad sieťový skener alebo iný systém - buď ako nové nespracované doklady, alebo ako prílohy k dokladu, ktorý práve pridávate.
Nespracované doklady z disku alebo z iného systému
ReFIS pravidelne preberá súbory zo sieťového alebo lokálneho disku, zo zdieľaného priečinka, cez SFTP, WebDAV a podobne, a z každého súboru vytvorí doklad v module Nespracované doklady. Rovnako preberá doklady z iných systémov, s ktorými je prepojený, napríklad cez API - objednávky, príjemky a faktúry z dealerských a iných systémov.
Takýto doklad potom spracujete rovnako ako doklad, ktorý prišiel e-mailom.
Prílohy k novému dokladu podľa čísla
Ak skener ukladá súbory s číslom dokladu v názve, napríklad Scan-2024001.pdf, ReFIS ich pri pridávaní dokladu nájde a priloží sám:
- Pridajte doklad a vyplňte „Evidenčné číslo“ alebo „Ext. účtovné číslo“.
- ReFIS pod formulárom zobrazí súbory zo sieťového disku, ktoré k číslu patria, s textom „Načítané pre evidenčné číslo: …“ alebo „Načítané pre ext. účtovné číslo: …“.
- Doklad uložte. ReFIS k nemu nájdené súbory priloží; na sieťovom disku súbory ostanú.
Pole „Evidenčné číslo“ je vo formulári, ak má firma v menu Iné → Nastavenia → Nastavenia dokladov zapnuté „Viesť registratúrny denník (číslo riadku)“, pole „Ext. účtovné číslo“ pri zapnutom „Zobrazovať externé účtovné číslo“.
Nastavenie
Kde súbory hľadať, nastavíte v menu Iné → Import a export → Import príloh zo sieťového disku:
- „Cesta“ - priečinok na sieťovom disku. Môže obsahovať {?Year} a {?Month} - rok a mesiac z dátumu prijatia dokladu, napríklad \\server\scan\{?Year}\{?Month}.
- „Názov“ - začiatok názvu súboru. Môže obsahovať {?EvidNum} (evidenčné číslo), {?ExternalNumber} (externé účtovné číslo), {?Year} a {?Month}, napríklad Scan-{?ExternalNumber}. Priložia sa všetky súbory, ktorých názov sa takto začína.
- „Podadresáre“ - či ReFIS prehľadáva aj podpriečinky.