×
ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Operací „Odeslat doklady“ odešlete zvolené doklady jejich příjemcům. ReFIS zná tři způsoby doručení a vybere jej podle toho, jakou adresu u dokladu zadáte:
Formulář ukazuje seznam zvolených dokladů. U každého dokladu zvlášť vidíte, komu odejde, zda z něj vznikne elektronická faktura a v jakém jazyce bude vyhotoven.
Ve sloupci „Odeslat na adresy“ je u každého dokladu předvyplněná adresa z adresáře. Adresu můžete odebrat, vybrat jinou uloženou nebo napsat vlastní; více adres oddělte čárkou nebo středníkem.
Podle tvaru zapsané adresy ReFIS sám rozpozná způsob doručení a označí ji ikonou – e-mailová adresa, Peppol ID (například 0088:1234567890128) nebo poštovní adresa. Pokud chcete vědět, čím doklad odejde, stačí se podívat na ikonu u adresy.
Přerušovaný rámeček kolem adresy říká, že osoba s touto adresou zatím není v adresáři.
Poštovní adresu nelze na jednom dokladu kombinovat s e-mailovou adresou ani s Peppol ID – doklad odchází buď elektronicky, nebo poštou.
Sloupec „Stav e-faktury“ říká, jak dopadla kontrola dokladu podle pravidel elektronické fakturace. Doklad se kontroluje podle toho, kam má jít, a stav se přepočítá vždy, když adresy změníte. Když z dokladu žádná elektronická faktura nevzniká (například odchází poštou), sloupec zůstává prázdný.
Ikonu si můžete ukázat myší a v popisu uvidíte, podle kterých pravidel byl doklad měřen a co mu chybí:
Červený stav zastaví odeslání přes Peppol – takovou fakturu by přístupový bod příjemce stejně nepřijal, proto ji je třeba nejprve opravit. Při odesílání e-mailem se ReFIS na chybný doklad jen zeptá a odeslání nechává na vás.
Vždy odejde PDF dokladu. Kromě něj můžete přiložit přílohy, které jsou u dokladu uložené, i nové soubory z počítače – nové přílohy se dají rovnou uložit i k dokladu.
U faktur a předfaktur se k e-mailu podle nastavení firmy přidává i elektronická faktura. Formáty ISDOC a ZUGFeRD jsou vložené přímo do PDF, XRechnung a UBL odcházejí jako samostatná příloha. Co se přikládá, se nastavuje v Nastavení dokladů pro každý formát zvlášť – nikdy, vždy, nebo podle státu příjemce (ISDOC pro Slovensko a Česko, ZUGFeRD pro Německo, Francii a Švýcarsko, XRechnung pro Německo).
Přes Peppol odchází faktura ve formátu UBL vždy, i když si firma UBL k e-mailům nepřikládá. Podrobnosti o jednotlivých formátech a o tom, jak se zapínají, jsou v článku Elektronická fakturace.
Poslední sloupec ukazuje vlajkou jazyk, ve kterém bude doklad vyhotoven. Jazyk se bere z adresáře podle toho, jak s danou osobou komunikujete, takže zahraniční odběratel dostane doklad i průvodní e-mail ve svém jazyce.
Odkazem „Zobrazit“ u pravého okraje řádku si před odesláním otevřete doklad přesně v té podobě, v jaké odejde. Pokud má doklad více souborů, můžete si zvolit, který z nich se zobrazí a stáhne.
Předmět a text e-mailu se předvyplňují ze šablony dokladu a před odesláním je můžete upravit. Mohou obsahovat proměnné, které se při odesílání nahradí údaji z odesílaného dokladu, informací o odesílateli nebo o vlastní firmě. Je možné použít tyto proměnné:
| Proměnná | Hodnota |
|---|---|
| {PROJECTCODE} | Identifikátor projektu |
| {PROJECTCODEEX} | Externí identifikátor projektu |
| {PROJECTCODES} | Identifikátory projektu (pokud jich je více) |
| {PROJECTCODEEXS} | Externí identifikátory projektu (pokud jich je více) |
| {REFNUM} | Číslo dokladu (např. faktury, objednávky) |
| {EXTERNALPERSONNAME} | Název externí osoby |
| {INVOICECOUNT} | Počet dokladů |
| {PAYMENTITEMS} | Údaje pro platbu |
| {USERFULLNAME} | Jméno uživatele, který doklad odesílá |
| {USEREMAIL} | E-mail uživatele, který doklad odesílá |
| {USERPHONE} | Telefon uživatele, který doklad odesílá |
| {COMPANYNAME} | Název vlastní společnosti |
| {DOCUMENTREALIZATION} | Období realizace dokladu |
| {SIGNATURELINK} | Odkaz pro elektronický podpis dokladu |
| {SIGNATUREBUTTON} | Odkaz pro elektronický podpis dokladu vygenerovaný jako tlačítko |
Když jednomu příjemci posíláte více dokladů najednou, můžete podle typu dokladu určit, zda dostane jeden e-mail se všemi doklady, nebo samostatný e-mail ke každému dokladu:
Nabídnou se jen volby pro ty typy dokladů, které právě odesíláte. Faktury a objednávky odcházejí ve výchozím nastavení každá v samostatném e-mailu, ostatní doklady společně v jednom.