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ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Mit der Operation „Dokumente senden“ senden Sie die ausgewählten Dokumente an ihre Empfänger. ReFIS kennt drei Zustellwege und wählt ihn danach, welche Adresse Sie beim Dokument eintragen:
Das Formular zeigt die Liste der ausgewählten Dokumente. Bei jedem Dokument sehen Sie einzeln, an wen es geht, ob daraus eine elektronische Rechnung entsteht und in welcher Sprache es ausgestellt wird.
In der Spalte „An Adressen senden“ ist bei jedem Dokument die Adresse aus dem Adressbuch vorausgefüllt. Sie können die Adresse entfernen, eine andere gespeicherte auswählen oder eine eigene eintragen; mehrere Adressen trennen Sie mit Komma oder Semikolon.
Anhand der Form der eingetragenen Adresse erkennt ReFIS den Zustellweg selbst und kennzeichnet ihn mit einem Symbol – E-Mail-Adresse, Peppol-ID (zum Beispiel 0088:1234567890128) oder Postanschrift. Wenn Sie wissen möchten, wie das Dokument hinausgeht, genügt ein Blick auf das Symbol neben der Adresse.
Ein gestrichelter Rahmen um die Adresse bedeutet, dass die Person mit dieser Adresse noch nicht im Adressbuch ist.
Eine Postanschrift lässt sich bei einem Dokument nicht mit einer E-Mail-Adresse oder einer Peppol-ID kombinieren – das Dokument geht entweder elektronisch oder per Post hinaus.
Die Spalte „Status der E-Rechnung“ sagt, wie die Prüfung des Dokuments nach den Regeln der elektronischen Rechnungsstellung ausgefallen ist. Das Dokument wird danach geprüft, wohin es gehen soll, und der Status wird jedes Mal neu berechnet, wenn Sie die Adressen ändern. Entsteht aus dem Dokument keine elektronische Rechnung (geht es zum Beispiel per Post), bleibt die Spalte leer.
Zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol, und die Beschreibung nennt Ihnen, nach welchen Regeln das Dokument gemessen wurde und was ihm fehlt:
Ein roter Status verhindert den Versand über Peppol – eine solche Rechnung würde der Zugangspunkt des Empfängers ohnehin nicht annehmen, sie muss also zuerst korrigiert werden. Beim Versand per E-Mail fragt ReFIS bei einem fehlerhaften Dokument nur nach und überlässt Ihnen die Entscheidung.
Das PDF des Dokuments geht immer hinaus. Daneben können Sie die beim Dokument gespeicherten Anhänge sowie neue Dateien vom Computer anhängen – neue Anhänge lassen sich gleich auch beim Dokument speichern.
Bei Rechnungen und Proformarechnungen wird der E-Mail je nach Einstellungen der Firma auch eine elektronische Rechnung beigefügt. Die Formate ISDOC und ZUGFeRD sind direkt in das PDF eingebettet, XRechnung und UBL gehen als eigener Anhang hinaus. Was beigefügt wird, stellen Sie in den Dokumenteinstellungen für jedes Format einzeln ein – nie, immer oder nach dem Land des Empfängers (ISDOC für die Slowakei und Tschechien, ZUGFeRD für Deutschland, Frankreich und die Schweiz, XRechnung für Deutschland).
Über Peppol geht die Rechnung immer im UBL-Format hinaus, auch wenn die Firma UBL den E-Mails nicht beifügt. Einzelheiten zu den einzelnen Formaten und dazu, wie sie eingeschaltet werden, finden Sie im Artikel Elektronische Rechnungsstellung.
Die letzte Spalte zeigt mit einer Flagge die Sprache, in der das Dokument ausgestellt wird. Die Sprache stammt aus dem Adressbuch danach, wie Sie mit der jeweiligen Person kommunizieren, sodass ein ausländischer Kunde sowohl das Dokument als auch die begleitende E-Mail in seiner Sprache erhält.
Mit dem Link „Anzeigen“ am rechten Rand der Zeile öffnen Sie das Dokument vor dem Senden genau in der Form, in der es hinausgeht. Hat das Dokument mehrere Dateien, können Sie wählen, welche davon angezeigt und heruntergeladen wird.
Betreff und Text der E-Mail werden aus der Dokumentenvorlage vorausgefüllt und lassen sich vor dem Senden bearbeiten. Sie können Variablen enthalten, die beim Senden durch Daten aus dem gesendeten Dokument, durch Angaben zum Absender oder zur eigenen Firma ersetzt werden. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
| Variable | Wert |
|---|---|
| {PROJECTCODE} | Projektkennung |
| {PROJECTCODEEX} | Externe Projektkennung |
| {PROJECTCODES} | Projektkennungen (wenn es mehrere gibt) |
| {PROJECTCODEEXS} | Externe Projektkennungen (wenn es mehrere gibt) |
| {REFNUM} | Belegnummer (z. B. Rechnung, Bestellung) |
| {EXTERNALPERSONNAME} | Name der externen Person |
| {INVOICECOUNT} | Anzahl der Dokumente |
| {PAYMENTITEMS} | Zahlungsangaben |
| {USERFULLNAME} | Name des Benutzers, der das Dokument sendet |
| {USEREMAIL} | E-Mail des Benutzers, der das Dokument sendet |
| {USERPHONE} | Telefon des Benutzers, der das Dokument sendet |
| {COMPANYNAME} | Name der eigenen Firma |
| {DOCUMENTREALIZATION} | Realisierungszeitraum des Dokuments |
| {SIGNATURELINK} | Link für die elektronische Unterzeichnung des Dokuments |
| {SIGNATUREBUTTON} | Link für die elektronische Unterzeichnung des Dokuments als Schaltfläche |
Wenn Sie einem Empfänger mehrere Dokumente auf einmal senden, können Sie je Dokumentart festlegen, ob er eine E-Mail mit allen Dokumenten oder zu jedem Dokument eine eigene E-Mail erhält:
Angeboten werden nur die Optionen für die Dokumentarten, die Sie gerade senden. Rechnungen und Bestellungen gehen standardmäßig jeweils in einer eigenen E-Mail hinaus, sonstige Dokumente zusammen in einer.