×
ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Operáciou „Odoslať doklady“ odošlete zvolené doklady ich príjemcom. ReFIS pozná tri spôsoby doručenia a vyberie ho podľa toho, akú adresu pri doklade zadáte:
Formulár ukazuje zoznam zvolených dokladov. Pri každom doklade zvlášť vidíte, komu odíde, či z neho vznikne elektronická faktúra a v akom jazyku bude vyhotovený.
V stĺpci „Odoslať na adresy“ je pri každom doklade predvyplnená adresa z adresára. Adresu môžete odobrať, vybrať inú uloženú alebo napísať vlastnú; viac adries oddeľte čiarkou alebo bodkočiarkou.
Podľa tvaru zapísanej adresy ReFIS sám rozpozná spôsob doručenia a označí ju ikonou – e-mailová adresa, Peppol ID (napríklad 0088:1234567890128) alebo poštová adresa. Ak chcete vedieť, čím doklad odíde, stačí sa pozrieť na ikonu pri adrese.
Prerušovaný rámček okolo adresy hovorí, že osoba s touto adresou zatiaľ nie je v adresári.
Poštovú adresu nemožno na jednom doklade kombinovať s e-mailovou adresou ani s Peppol ID – doklad odchádza buď elektronicky, alebo poštou.
Stĺpec „Stav e-faktúry“ hovorí, ako dopadla kontrola dokladu podľa pravidiel elektronickej fakturácie. Doklad sa kontroluje podľa toho, kam má ísť, a stav sa prepočíta vždy, keď adresy zmeníte. Keď z dokladu žiadna elektronická faktúra nevzniká (napríklad odchádza poštou), stĺpec ostáva prázdny.
Ikonu si môžete ukázať myšou a v popise uvidíte, podľa ktorých pravidiel bol doklad meraný a čo mu chýba:
Červený stav zastaví odoslanie cez Peppol – takú faktúru by prístupový bod príjemcu aj tak neprijal, preto ju treba najprv opraviť. Pri odosielaní e-mailom sa ReFIS na chybný doklad iba spýta a odoslanie necháva na vás.
Vždy odíde PDF dokladu. Okrem neho môžete priložiť prílohy, ktoré sú pri doklade uložené, aj nové súbory z počítača – nové prílohy sa dajú rovno uložiť aj k dokladu.
Pri faktúrach a predfaktúrach sa k e-mailu podľa nastavení firmy pridáva aj elektronická faktúra. Formáty ISDOC a ZUGFeRD sú vložené priamo do PDF, XRechnung a UBL odchádzajú ako samostatná príloha. Čo sa prikladá, sa nastavuje v Nastaveniach dokladov pre každý formát zvlášť – nikdy, vždy, alebo podľa štátu príjemcu (ISDOC pre Slovensko a Česko, ZUGFeRD pre Nemecko, Francúzsko a Švajčiarsko, XRechnung pre Nemecko).
Cez Peppol odchádza faktúra vo formáte UBL vždy, aj keď si firma UBL k e-mailom neprikladá. Podrobnosti o jednotlivých formátoch a o tom, ako sa zapínajú, sú v článku Elektronická fakturácia.
Posledný stĺpec ukazuje vlajkou jazyk, v ktorom bude doklad vyhotovený. Jazyk sa berie z adresára podľa toho, ako s danou osobou komunikujete, takže zahraničný odberateľ dostane doklad aj sprievodný e-mail vo svojom jazyku.
Odkazom „Zobraziť“ pri pravom okraji riadku si pred odoslaním otvoríte doklad presne v tej podobe, v akej odíde. Ak má doklad viac súborov, môžete si zvoliť, ktorý z nich sa zobrazí a stiahne.
Predmet a text e-mailu sa predvypĺňajú zo šablóny dokladu a pred odoslaním ich môžete upraviť. Môžu obsahovať premenné, ktoré sa pri odosielaní nahradia údajmi z posielaného dokladu, informáciou o odosielateľovi alebo o vlastnej firme. Je možné použiť tieto premenné:
| Premenná | Hodnota |
|---|---|
| {PROJECTCODE} | Identifikátor projektu |
| {PROJECTCODEEX} | Externý identifikátor projektu |
| {PROJECTCODES} | Identifikátory projektu (ak ich je viac) |
| {PROJECTCODEEXS} | Externé identifikátory projektu (ak ich je viac) |
| {REFNUM} | Číslo dokladu (napr. faktúry, objednávky) |
| {EXTERNALPERSONNAME} | Názov externej osoby |
| {INVOICECOUNT} | Počet dokladov |
| {PAYMENTITEMS} | Údaje pre platbu |
| {USERFULLNAME} | Meno používateľa, ktorý doklad odosiela |
| {USEREMAIL} | E-mail používateľa, ktorý doklad odosiela |
| {USERPHONE} | Telefón používateľa, ktorý doklad odosiela |
| {COMPANYNAME} | Názov vlastnej spoločnosti |
| {DOCUMENTREALIZATION} | Obdobie realizácie dokladu |
| {SIGNATURELINK} | Odkaz pre elektronický podpis dokladu |
| {SIGNATUREBUTTON} | Odkaz pre elektronický podpis dokladu vygenerovaný ako tlačidlo |
Keď jednému príjemcovi posielate viac dokladov naraz, môžete podľa typu dokladu určiť, či dostane jeden e-mail so všetkými dokladmi, alebo samostatný e-mail ku každému dokladu:
Ponúknu sa len voľby pre tie typy dokladov, ktoré práve odosielate. Faktúry a objednávky odchádzajú predvolene každá v samostatnom e-maili, ostatné doklady spolu v jednom.