×
ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Funkciou „Odoslať e-mailom, cez Peppol, poštou“ (ak firma nemá zapnutý Peppol, „Odoslať e-mailom, poštou“) odošlete zvolené doklady ich príjemcom. ReFIS pozná tri spôsoby doručenia a vyberie ho podľa toho, akú adresu pri doklade zadáte:
Formulár ukazuje zoznam zvolených dokladov. Pri každom doklade zvlášť vidíte, komu odíde, či z neho vznikne elektronická faktúra a v akom jazyku bude vyhotovený.
V stĺpci „Odoslať na adresy“ je pri každom doklade predvyplnená adresa z adresára. Adresu môžete odobrať, vybrať inú uloženú alebo napísať vlastnú; viac adries oddeľte čiarkou alebo bodkočiarkou.
Podľa tvaru zapísanej adresy ReFIS sám rozpozná spôsob doručenia a označí ju ikonou - e-mailová adresa, Peppol ID (napríklad 0088:1234567890128) alebo poštová adresa. Ak chcete vedieť, čím doklad odíde, stačí sa pozrieť na ikonu pri adrese.
Ak má odberateľ vydanej faktúry Peppol ID, predvolí sa Peppol ID namiesto e-mailovej adresy. Poštová adresa sa nepredvolí nikdy, vyberiete ju sami.
Poštovú adresu nemôžete na jednom doklade kombinovať s e-mailovou adresou ani s Peppol ID - doklad odchádza buď elektronicky, alebo poštou.
Stĺpec „Stav e-faktúry“ hovorí, ako dopadla kontrola dokladu podľa pravidiel elektronickej fakturácie. Doklad sa kontroluje podľa toho, kam má ísť, a stav sa prepočíta vždy, keď adresy zmeníte. Keď z dokladu žiadna elektronická faktúra nevzniká (napríklad odchádza poštou), stĺpec ostáva prázdny.
Keď na ikonu ukážete myšou, v opise uvidíte, podľa ktorých pravidiel bol doklad kontrolovaný a čo mu chýba:
Červený stav zastaví odoslanie cez Peppol - takú faktúru by Peppol Access Point príjemcu aj tak neprijal, preto ju musíte najprv opraviť. Pri odosielaní e-mailom sa ReFIS na chybný doklad iba spýta a odoslanie necháva na vás.
E-mailom odíde PDF dokladu, ak má typ dokladu povolené generovanie. Cez Peppol PDF neodchádza, odberateľ dostane elektronickú faktúru so zvolenými prílohami. Okrem PDF môžete priložiť prílohy, ktoré sú pri doklade uložené, aj nové súbory z počítača - nové prílohy môžete rovno uložiť aj k dokladu.
Pri faktúrach a predfaktúrach sa k e-mailu podľa nastavení firmy pridáva aj elektronická faktúra. Formáty ISDOC a ZUGFeRD sú vložené priamo do PDF, XRechnung a UBL odchádzajú ako samostatná príloha, a to len pri faktúrach. Čo sa prikladá, nastavíte v menu Iné → Nastavenia → Nastavenia dokladov pre každý formát zvlášť - nikdy, vždy, alebo podľa štátu príjemcu (ISDOC pre Slovensko a Česko, ZUGFeRD pre Nemecko, Francúzsko a Švajčiarsko, XRechnung pre Nemecko).
Cez Peppol odchádza faktúra vo formáte UBL vždy, aj keď si firma UBL k e-mailom neprikladá. Podrobnosti o jednotlivých formátoch a o tom, ako sa zapínajú, sú v článku Elektronická fakturácia.
Ak doklady odchádzajú vo viacerých jazykoch alebo posielate jeden doklad v inom jazyku, než máte nastavený vy, posledný stĺpec ukazuje vlajkou jazyk, v ktorom bude doklad vyhotovený. Jazyk sa berie z adresára podľa toho, ako s danou osobou komunikujete, takže zahraničný odberateľ dostane doklad aj sprievodný e-mail vo svojom jazyku.
Odkazom „Zobraziť“ pri pravom okraji riadku si pred odoslaním otvoríte doklad presne v tej podobe, v akej odíde. Ak má doklad viac súborov, môžete si zvoliť, ktorý z nich sa zobrazí a stiahne.
Predmet a text e-mailu sa predvypĺňajú z e-mailových šablón (menu Iné → Nastavenia → E-mailové šablóny) a pred odoslaním ich môžete upraviť. Môžu obsahovať premenné, ktoré sa pri odosielaní nahradia údajmi z posielaného dokladu, informáciou o odosielateľovi alebo o vlastnej firme. Môžete použiť tieto premenné:
| Premenná | Hodnota |
|---|---|
| {PROJECTCODE} | Identifikátor projektu |
| {PROJECTCODEEX} | Externý identifikátor projektu |
| {PROJECTCODES} | Identifikátory projektu (ak ich je viac) |
| {PROJECTCODEEXS} | Externé identifikátory projektu (ak ich je viac) |
| {REFNUM} | Číslo dokladu (napr. faktúry, objednávky) |
| {EXTERNALPERSONNAME} | Názov externej osoby |
| {INVOICECOUNT} | Počet dokladov |
| {PAYMENTITEMS} | Údaje pre platbu |
| {USERFULLNAME} | Meno používateľa, ktorý doklad odosiela |
| {USEREMAIL} | E-mail používateľa, ktorý doklad odosiela |
| {USERPHONE} | Telefón používateľa, ktorý doklad odosiela |
| {COMPANYNAME} | Názov vlastnej spoločnosti |
| {DOCUMENTREALIZATION} | Obdobie realizácie dokladu |
| {SIGNATURELINK} | Odkaz pre elektronický podpis dokladu |
| {SIGNATUREBUTTON} | Odkaz pre elektronický podpis dokladu vygenerovaný ako tlačidlo |
Keď jednému príjemcovi posielate viac dokladov naraz, môžete podľa typu dokladu určiť, či dostane jeden e-mail so všetkými dokladmi, alebo samostatný e-mail ku každému dokladu:
Ponúknu sa len voľby pre tie typy dokladov, ktoré práve odosielate. Faktúry a objednávky odchádzajú predvolene každá v samostatnom e-maili, ostatné doklady spolu v jednom.