Zádržné je časť sumy faktúry, ktorú odberateľ uhradí neskôr ako zvyšok faktúry - napríklad 5 % zo sumy diela splatných až po uplynutí záručnej doby. ReFIS faktúru so zádržným rozdelí na viac častí úhrady, každú s vlastnou splatnosťou, a platby, príkazy na úhradu aj upomienky potom sledujú každú časť zvlášť.
Zádržné funguje pri vydaných aj prijatých faktúrach. Pri predfaktúre a objednávke je zádržné len textom v platobných podmienkach dokladu, ReFIS podľa neho úhradu nerozdeľuje.
Zadanie zádržného
Zádržné zadáte vo formulári faktúry: ikonou úpravy pri riadku „Platobné podmienky“ otvoríte okno „Upraviť ďalšie nastavenia dokladu“, v časti „Platobné podmienky“ zaškrtnete „Zádržné“ a ku každej položke zadáte:
- „Opis zádržného“ - zobrazí sa na faktúre v PDF aj v e-faktúre
- „Výška zádržného“ - v percentách alebo sumou (vyplníte len jedno z nich)
- „Dátum splatnosti“ - dátum, kedy je zádržné splatné
Funkciou „Pridať ďalšie zádržné“ pridáte ďalšiu položku, napríklad 5 % splatných o pol roka a ďalších 5 % o rok. Zádržné, ktoré používate opakovane, si uložíte ako šablónu v číselníku Platobné podmienky.
Na faktúre, ktorú už nemôžete upraviť, napríklad schválenej, zmeníte zádržné funkciou „Upraviť platobné podmienky“ v detaile dokladu, ak na ňu máte právo. Zmenu ReFIS premietne do úhrady faktúry hneď po uložení.
Zádržné len na niektoré čiastky
Zádržné sa predvolene týka celej faktúry a percento sa počíta z celkovej sumy faktúry s DPH. Ak sa má týkať len niektorých čiastok, napríklad len stavebných prác a nie materiálu, otvoríte nastavenia čiastky vo formulári faktúry. Pole „Zádržné sa týka tejto čiastky“ je tam zaškrtnuté pri každej čiastke; čiastkam, ktorých sa zádržné netýka, ho odškrtnete. Percento sa potom počíta len zo súčtu čiastok so zádržným a ostatné čiastky sú splatné celé k dátumu splatnosti faktúry.
Pole sa zobrazí len vtedy, ak má faktúra v platobných podmienkach zadané zádržné. Čiastka, ktorú na faktúru pridáte neskôr, sa pri zádržnom na celú faktúru započíta do zádržného sama; pri zádržnom len na niektoré čiastky sa jej zádržné netýka, kým jej pole nezaškrtnete.
V detaile faktúry je pod platobnými podmienkami uvedené, či sa zádržné týka celého dokladu, alebo ktorých čiastok.
Úhrada faktúry so zádržným
Obsah faktúry sa zádržným nemení - riadky faktúry, ich nálepky, DPH a projekty ostávajú také, ako ste ich zadali, a takto ich dostanú aj exporty do účtovníctva. Úhradu faktúry však ReFIS rozdelí na samostatné čiastky:
- jednu čiastku so sumou bez zádržného a so splatnosťou faktúry
- jednu čiastku pre každú položku zádržného, s jeho výškou a jeho dátumom splatnosti
Príklad: faktúra na 12 500 € so zádržným 5 % splatným o pol roka a ďalšími 5 % splatnými o rok má tri čiastky úhrady:
- 11 250 € so splatnosťou faktúry
- 625 € (5 %) splatných o pol roka
- 625 € (5 %) splatných o rok
S týmito čiastkami pracuje všetko, čo súvisí s úhradou:
- zostavy „Čo treba uhradiť?“, Komu poslať upomienku? a Pohľadávky a záväzky ukazujú zádržné s jeho vlastnou splatnosťou, takže nie je po splatnosti spolu so zvyškom faktúry
- príkaz na úhradu má pre každú časť samostatný riadok
- dátum „Zaplatíme dňa“ má každá časť podľa svojej splatnosti
Čiastky faktúry párujete s čiastkami iných dokladov funkciou „Upraviť párovanie“ v detaile dokladu, v skupine funkcií „Nálepky a párovanie“ (ak na ňu máte právo). Pri faktúre so zádržným sa v poli „Čiastka na doklade“ čiastky rozdelia na dve skupiny:
- „Čiastky dokladu“ - riadky faktúry; spárujete ich s čiastkami z objednávky alebo zmluvy
- „Úhrada dokladu“ - čiastky úhrady (jedna bez zádržného a jedna pre každé zádržné); spárujete ich s fakturovanou čiastkou opačného smeru, teda vzájomným zápočtom
Keď sa faktúra uhrádza, ReFIS dopočíta uhradenosť aj jednotlivým riadkom faktúry, ktorých sa zádržné týka, v pomere k uhradenej časti ich súčtu. Riadky, ktorých sa zádržné netýka, majú vlastnú uhradenosť.
Ak zádržné na faktúre zmeníte alebo zrušíte a faktúra už má spárované platby, ReFIS ich spáruje znova s novými čiastkami úhrady, každú najviac v takej výške ako predtým. Ak sa čiastka úhrady zníži, zvyšok platby ostane nespárovaný.
Zádržné na faktúre
Na faktúre v PDF je pod súčtom faktúry zoznam zádržného. Každý riadok začína opisom, ktorý ste zadali, a pokračuje výškou, napríklad „Zádržné vo výške 5 % z faktúry“ (ak ste opis nazvali „Zádržné“); pri zádržnom len na niektoré čiastky nasleduje „z čiastky: …“ alebo „z čiastok: …“ s opisom čiastok. Za zoznamom je riadok „Celkom bez zádržného“ a pri tlači s neuhradenou sumou aj „Celkom na úhradu bez zádržného“.
V e-faktúre je zádržné v texte platobných podmienok - opis, výška a dátum splatnosti.
Prehľad zádržného na všetkých dokladoch nájdete v module Doklady, v menu Nástroje → Platobné podmienky (aj na dashboarde v časti „Čo fakturovať alebo platiť?“). Šablóny platobných podmienok sú inde - v menu Iné → Číselníky → Platobné podmienky.