Zastupovaním určíte kolegu, ktorý počas vašej neprítomnosti - napríklad dovolenky - schvaľuje a vybavuje doklady namiesto vás.
Nastavenie zastupovania
Zastupovania nájdete v menu Iné → Používateľ → Zastupovania. Funkciou „Pridať zastupovanie“ zadáte:
- „Zástupca“ - ponúkajú sa len používatelia, ktorí majú právo vykonávať zástupcu pri schvaľovaní
- „Začiatok platnosti“ a „Koniec platnosti“ - obidva dátumy sú nepovinné; bez nich zastupovanie platí neobmedzene. Posledný deň platnosti sa započítava.
- „Platí v spoločnostiach“ - ak máte prístup do viacerých spoločností; spoločnosť môžete zvoliť len vtedy, keď v nej má zástupca právo vykonávať zástupcu a zastupovaný tam má konto
Používateľ s právom meniť cudzie zastupovania zadá v poli „Zastupuje za osobu“ aj zastupovanie za iného kolegu - napríklad správca za zamestnanca, ktorý nečakane ochorel.
Na jedno obdobie môžete mať aj viac zástupcov. ReFIS na prekrývajúce sa zastupovanie len upozorní.
Schvaľovanie v zastúpení
Ako zástupca nájdete doklady v module Doklady v záložke „V zastúpení“. Záložka sa zobrazí, len ak niekoho práve zastupujete. Za koho schvaľujete, vyberiete v poli „Zástupca za“. Doklady schvaľujete rovnako ako svoje - v okne schvaľovania vidíte, za koho rozhodujete, a namiesto „Netýka sa ma“ máte „Netýka sa osoby…“. K poznámke ReFIS doplní „(v zastúpení …)“.
Zastúpiť môžete pri schvaľovaní a vybavovaní. Podpisovať a hlasovať za iného nemôže nikto.
Rozhodnutie zástupcu platí, ako keby rozhodol zastupovaný, a doklad sa objaví v záložke „Mnou spracované“ u oboch.
E-maily zástupcovi
Zástupca dostáva e-maily, ktoré by dostal zastupovaný - napríklad že je doklad na rade alebo denný súhrn - ako samostatný e-mail s doplnkom „v zastúpení“ v predmete. Ktoré e-maily to sú, sa riadi nastaveniami notifikácií zastupovaného. E-maily o odmietnutí dokladu dostáva zástupca v kópii.