párovanie

Párovaním poviete ReFISu, čo ktorá platba zaplatila - napríklad že príjem na účte je úhrada konkrétnej vydanej faktúry. Až spárovaním sa faktúra stane zaplatenou, zmizne z pohľadávok a záväzkov a v cash-flow sa s ňou už nepočíta.

Spárovať môžete:

• platbu s fakturovanou čiastkou (faktúrou, predfaktúrou) alebo s dohodnutou čiastkou, napríklad splátkou zo zmluvy
• fakturované čiastky medzi sebou - pohľadávku so záväzkom, teda vzájomný zápočet
• čiastky z rôznych zložiek, napríklad žiadanú s dohodnutou

• fakturovaná čiastka: nezaplatená, čiastočne zaplatená, zaplatená
• platba a ostatné čiastky: nespárovaná, čiastočne spárovaná, plne spárovaná

Platbu alebo čiastku, ktorú už spárovať nebudete (napríklad bankový poplatok alebo nevymožiteľný zvyšok), označíte ako vybavenú - ReFIS ju prestane ponúkať na párovanie.

Pri importe výpisu z účtu ReFIS sám len priradí platbe osobu - podľa čísla účtu protistrany alebo podľa faktúry s rovnakým variabilným symbolom (referenciou platiteľa) a rovnakou sumou. Platbu samotnú páruje až podľa pravidiel pre import platieb, ktoré si nastavíte v menu Iné → Nástroje → Pravidlá pre import platieb, pre každý účet a typ platby zvlášť.

Pravidlo má podmienky a akcie. Podmienkou môže byť napríklad, že sa variabilný, konštantný alebo špecifický symbol (alebo referencia platiteľa) zhoduje s faktúrou, s číslom dokladu, objednávky, zmluvy alebo s identifikátorom osoby, prípadne zhoda sumy, čísla protiúčtu alebo textu v opise. Akciou môže byť:

• napárovať k neuhradeným čiastkam danej faktúry alebo predfaktúry
• napárovať k najstarším neuhradeným čiastkam od danej osoby - hodí sa, keď odberateľ platí viac faktúr naraz alebo s nesprávnym symbolom
• napárovať k objednávke alebo k najstaršej neuhradenej splátke zmluvy
• zmeniť príjem na vklad a výdaj na výber (prevody medzi vlastnými účtami), označiť nálepkami, priradiť osobu, prepojiť čiastky, označiť ako vybavené

Variabilné, konštantné a špecifické symboly sú zvyklosť slovenských a českých bánk; v ostatných krajinách sa páruje podľa referencie platiteľa. Úvodné nuly v symboloch ReFIS ignoruje.

Ak doklad pridáte až po tom, ako prišla platba, môže ju ReFIS dopárovať dodatočne - zapnete v menu Iné → Nastavenia → Nastavenia dokladov voľbu „Po uložení dokladu napárovať nespárované platby podľa pravidiel pre import platieb“.

Keď platba patrí k viacerým čiastkam, ReFIS najprv hľadá presné dvojice (rovnaká osoba, symbol a suma, potom symbol a suma, potom len suma). Zvyšok rozdelí od najstarších čiastok podľa splatnosti - preto môže byť čiastka aj čiastočne zaplatená. Čo z platby zostane, ostane nespárované a platba je čiastočne spárovaná (napríklad preplatok).

Párovací nástroj otvoríte v module Platby záložkou „Párovanie“. Obrazovka má tri časti:

• vľavo (1 na obrázku) zvolíte zložku čiastok (napríklad Platby) a vyfiltrujete stav, typ, menu, bankový účet alebo text - napríklad len nespárované príjmy
• vpravo hore (2) rovnako druhú stranu, napríklad nezaplatené fakturované čiastky
• vpravo dole (3) návrhy: keď kliknete na platbu vľavo, ReFIS ponúkne najvhodnejšie čiastky - od rovnakej osoby s rovnakým symbolom, podobnou sumou, rovnakými nálepkami alebo blízkou splatnosťou, prípadne od kohokoľvek s rovnakým symbolom alebo sumou. Čiastky už spárované s platbou sú zaškrtnuté.

Zaškrtnete čiastky, ktoré platba zaplatila - pod zoznamom vidíte „Rozdiel po potenciálnom spárovaní“ - a v paneli Funkcie (4) použijete „Potvrdiť spárovanie“. Potvrdenie nahradí doterajšie spárovanie platby - spárovanie zrušíte tak, že čiastku odškrtnete a potvrdíte použitím funkcie „Potvrdiť spárovanie“. Ak má platba a čiastka opačný smer (príjem a výdaj), ReFIS sa pred spárovaním opýta.

Tlačidlom „Obnoviť platby“ spustíte import platieb z bánk hneď, bez čakania.

• v module Doklady funkciou „Upraviť párovanie“
• vo formulári platby alebo čiastky odkazom „Nastaviť párovanie“ v ďalších funkciách
• v zostavách riadenia toku peňazí funkciou „Nastaviť párovanie čiastok“
• niektoré funkcie spárujú samy - napríklad „Uhradiť čiastku“ pri fakturovanej čiastke vytvorí platbu už spárovanú

V týchto formulároch ReFIS ponúka čiastky zoradené od najvhodnejších: najprv z súvisiacich dokladov, potom od rovnakej osoby s rovnakým symbolom alebo nálepkami a nakoniec od ostatných osôb podľa hľadaného textu.

Prepojenie nie je párovanie: spojí dva záznamy tej istej platby - napríklad platbu kartou z výpisu z účtu a tú istú platbu na prijatom pokladničnom doklade - aby sa v zostavách nezapočítala dvakrát. V párovacom nástroji ho urobíte tlačidlom „Potvrdiť prepojenie“, automaticky pravidlom s akciou „prepoj tieto čiastky“.

Párovací nástroj používate s právom „Párovanie (párovací nástroj)“, párovanie v dokladoch s právom „Upraviť párovanie“.

• Platby
• Výpis z bankového účtu
• Prepojenie čiastok
• Označiť ako vybavené