Zmluvy

Zmluva je doklad s dohodou s druhou stranou o dodávke tovaru alebo služby, často s pravidelnými platbami.

Podobnú úlohu majú objednávky. Na rozdiel od nich eviduje zmluva zmluvné strany a dobu platnosti a jej čiastky sa často opakujú - napríklad nájomné 300 EUR každý mesiac na dobu neurčitú.

Pri zmluve zadáte najmä:

• „Číslo zmluvy“ - podľa neho ReFIS spáruje platby (podrobnosti nižšie)
• „Dátum začiatku platnosti“ a „Dátum konca platnosti“, prípadne „na dobu neurčitú“
• „Opis zmluvy“, „Zodpovedná osoba“ a „Číslo rámcovej zmluvy“, ak zmluva patrí pod rámcovú
• „Podpisy a zmluvné strany“ - kto je zmluvnou stranou, kto zmluvu podpísal a kedy. Vlastnú firmu ReFIS doplní sám.

Čiastky zmluvy sú dohodnuté čiastky a patria do niektorej zložky s typom dohodnutá. Pri každej zadáte, či je to príjem alebo výdaj a kedy sa má zaplatiť. Opakovanú platbu nastavíte jedným riadkom:

• „Opakovanie“ - jednorazová čiastka, mesačne alebo ročne; pri oboch aj „Interval opakovania“ (napríklad každý tretí mesiac alebo každý druhý rok) a pri mesačnom aj „Opakuj podľa“ (dňa v mesiaci alebo dňa v týždni)
• „Opakovať od“ a „Opakovať do“, alebo „Opakovať neobmedzene“

Opakované čiastky zmluvy vidí aj rozpočet. Napríklad pri zostavovaní rozpočtu na rok 2027 vám kalendár rozpočtu pri nálepke, ktorou je zmluva označená (napríklad Upratovanie), ponúkne zmluvu na upratovanie kancelárií, uzavretú na dobu neurčitú za 300 EUR mesačne. Kliknutím na plus otvoríte okno „Nové čiastky v zložke podľa dokladu“, v ktorom v poliach „Dátum od“ a „Dátum do“ zvolíte obdobie a funkciou „Vložiť“ vložíte do rozpočtu všetkých dvanásť mesačných platieb.

Keď zmeníte koniec platnosti, ReFIS skontroluje, či sa niektoré čiastky neopakujú za nový koniec, a navrhne ich úpravu, ktorú potvrdíte. Ak zmluva vznikla podľa šablóny, čiastky upravíte cez šablónu zmluvy.

Na blížiaci sa koniec platnosti zmlúv vás ReFIS upozorní e-mailom, ak si to nastavíte. V menu Iné → Používateľ → Notifikácie, v sekcii „Ostatné e-mailové notifikácie o dokladoch“, zaškrtnete „Dostávať notifikácie o zmluvách, ktoré majú koniec platnosti o počet mesiacov“ a zadáte počet mesiacov.

E-mail príde 1. dňa v mesiaci (ak pripadne na víkend, v pondelok) a vymenuje všetky zmluvy, ktorým platnosť končí v mesiaci o zadaný počet mesiacov neskôr - napríklad pri troch mesiacoch príde začiatkom marca zoznam zmlúv, ktoré končia v júni. Odkazom v e-maile otvoríte ich zoznam v ReFISe.

Upozornenie si nastavuje každý používateľ sám a ponúkne sa len tomu, kto smie zmluvy zobraziť. Zodpovedná osoba zmluvy e-mail automaticky nedostane - ak ho má dostávať, nastaví si ho tiež.

• Vydané faktúry podľa zmlúv pripravíte v zostave Čo treba fakturovať, ktorá ukáže, čo treba vyfakturovať, aby bolo zaplatené v termíne.
• Pri importe výpisu z účtu môže pravidlo „napáruj k najstarším neuhradeným čiastkam danej zmluvy“ priradiť platbu k zmluve, ak sa s číslom zmluvy zhoduje referencia platiteľa alebo - na Slovensku a v Česku - niektorý z platobných symbolov. Platba sa napáruje na najstaršiu neuhradenú čiastku zmluvy. Pravidlo berie len zmluvy s vyplneným číslom, ktoré nie sú stornované ani označené ako vybavené.
• Ak má firma v menu Iné → Nastavenia → Nastavenia dokladov zapnuté „Po uložení dokladu napárovať nespárované platby podľa pravidiel pre import platieb“, ReFIS po uložení zmluvy napáruje aj platby, ktoré prišli pred ňou.

Text zmluvy vygenerujete zo šablóny dokladu, ktorá do neho doplní údaje zmluvných strán. Zmluva môže prejsť tokom dokladov - schvaľovaním aj podpisovaním - ako ktorýkoľvek iný doklad.

• Objednávky
• Čiastky
• Čo treba fakturovať
• Tok dokladov