Pravidlá pre doklady

Pravidlami pre doklady určíte, čo má ReFIS s dokladom urobiť automaticky, keď doklad spĺňa zadané podmienky. Napríklad:

• kto ho schvaľuje,
• akými nálepkami ho označiť alebo
• na čo upozorniť používateľa.

Pravidlo sa skladá z podmienok a akcií: keď doklad spĺňa podmienky, ReFIS vykoná akcie.

Pravidlá nájdete v menu Iné → Nástroje → Pravidlá pre doklady.

Firma má dve pravidlá:

1. prijaté faktúry nad 500 EUR schvaľuje Peter Riaditeľ
2. prijaté faktúry a predfaktúry označené nálepkou „Ľudské zdroje“ schvaľujú Andrea Ľudská a Martin Zdrojan

Prijatá faktúra na 650 EUR označená nálepkou „Ľudské zdroje“ spĺňa obe pravidlá, takže ju ReFIS pošle na schválenie všetkým trom. Poradie schvaľovateľov určuje „Priorita“ v akciách pravidla.

Formulár na obrázku je vyplnený prvým pravidlom z príkladu:

1. Hlavička - názov, obdobie platnosti a „Zodpovedná osoba“, ktorá sa o pravidlo stará. „Priorita vykonania“ určuje, v akom poradí sa pravidlá vyhodnotia (1 je najvyššia). Vďaka tomu môže pravidlo s nižšou prioritou pracovať s nálepkami, ktoré pridalo pravidlo s vyššou prioritou.
2. „Podmienky pre doklad“ - suma a typ dokladu. Tu je zadaná suma bez DPH od 500 a typ „Prijatá faktúra“.
3. Ďalšie podmienky - osoby, príloha, nespracovaný doklad, čiastky a nálepky. Sú zbalené, kým v nich nič nie je vyplnené; klikom na nadpis ich otvoríte.
4. Akcie pre schvaľovanie - kto doklad schvaľuje (tu Peter Riaditeľ), na ktoré miesto v zozname ho ReFIS pridá a koľko schvaľovateľov a príloh je potrebných.
5. „Označiť nálepkami“ - akými nálepkami ReFIS doklad označí.
6. „Ostatné akcie“ - upozornenia a ďalšie hodnoty, ktoré pravidlo nastaví.

Pravidlo platí pre doklady s dátumom v období „Platnosť od“ - „Platnosť do“; prázdne pole znamená bez obmedzenia.

Doklad musí spĺňať všetky vyplnené podmienky naraz. Čo nevyplníte, pravidlo nekontroluje. Ak teda v pravidle z obrázka vyplníte sumu aj typ dokladu, pravidlo sa uplatní len na prijaté faktúry nad 500 EUR - nie na prijaté faktúry na 300 EUR ani na vydané faktúry nad 500 EUR.

V rámci jedného poľa so zoznamom hodnôt závisí od poľa, či stačí jedna hodnota, alebo musia platiť všetky:

• osoby, typy osôb, pozície, texty a slová - stačí jedna z nich
• „Obsahuje nálepky“ - doklad musí mať všetky zadané nálepky
• „Neobsahuje nálepky“ - doklad nesmie mať ani jednu zo zadaných nálepiek

• suma bez DPH a s DPH od - do. Zaškrtnutím „Kontrolovať celkovú sumu dokladu bez ohľadu na znamienko“ vyhovie aj dobropis - napríklad dobropis na -800 EUR sa posudzuje ako 800 EUR.
• typ dokladu, aj s podmienkou na súvisiaci doklad. Napríklad prijatá faktúra, ktorá nemá súvisiacu objednávku, alebo ktorej suma je vyššia ako suma súvisiacej objednávky, aj s povolenou toleranciou. Takto môžete faktúry bez objednávky poslať na schválenie riaditeľovi a faktúry, ktoré zodpovedajú objednávke, nechať schváliť len tomu, kto objednávku vyžiadal. Jedno pravidlo môže platiť pre viac typov dokladov naraz - ďalší typ pridáte tlačidlom „Pridať typ dokladu“ a pravidlo potom platí pre doklad ktoréhokoľvek zo zadaných typov. Podmienku na súvisiaci doklad zadáte pri každom type zvlášť.

• „Je pre/od osôb“ a „Nie je pre/od osôb“ - pre ktorých odberateľov alebo od ktorých dodávateľov z adresára pravidlo platí alebo neplatí. Napríklad faktúry od telekomunikačného operátora schvaľuje vedúci IT.
• „Je pre/od osôb typu“ - celá skupina osôb podľa typu osoby, napríklad všetci dodávatelia energií, bez toho, aby ste ich vypisovali jednotlivo. Nového dodávateľa daného typu pravidlo zahrnie samo.
• „Je pre/od vlastnej firmy“ - ak v ReFISe evidujete viac vlastných firiem, pravidlo môže platiť len pre doklady jednej z nich.
• „Prihl. používateľ má pozíciu“ - pravidlo platí, len keď s dokladom práve pracuje používateľ s niektorou zo zvolených pozícií. Táto podmienka sa nepozerá na doklad, ale na toho, kto je prihlásený. Napríklad pravidlo s pozíciou „Projektový vedúci“ a akciou „Zobraziť upozornenie“ s textom „Doplňte projekt“ upozorní len projektových vedúcich; účtovníčka, ktorá ten istý doklad otvorí, upozornenie neuvidí.

Na obrázku pravidlo vyhovie dokladu od ktoréhokoľvek z dvoch dodávateľov (stačí jeden), ale len ak s ním pracuje projektový vedúci (obe podmienky naraz).

ReFIS hľadá v prečítanom texte prílohy dokladu:

• „Texty v doklade“ - aj ako časť slova: „web“ vyhovie aj v slove „webstránka“
• „Slová v doklade“ - len celé slovo: „web“ vyhovie len samostatnému slovu „web“
• názov, identifikátor alebo externý identifikátor nálepky, ktorá je podradená zvolenej nálepke. Napríklad ak majú projekty v identifikátore číslo zákazky a dodávateľ ho uvádza na faktúre, pravidlo vyhovie každej faktúre s číslom niektorej zákazky - a akciou „Nájdenými v texte prílohy“ ju označí správnym projektom.

Texty a slová v opise a poznámke nespracovaného dokladu - pri doklade prijatom e-mailom je opisom predmet e-mailu. Pravidlo s týmito podmienkami sa uplatní len pri pridávaní dokladu z nespracovaného dokladu.

• suma bez DPH a s DPH a jednotková cena čiastky - stačí, ak podmienku spĺňa jedna čiastka dokladu
• „Množstvo“ - porovnanie množstiev (prípadne aj súm) čiastok so súvisiacimi dokladmi. Napríklad s akciou „Zobraziť upozornenie“ upozorníte, keď faktúra fakturuje iné množstvo, ako bolo v objednávke.
• „Texty v čiastke“ a „Slová v čiastke“ - text v názve čiastky, rovnako ako pri prílohe
• „Platobné podmienky“ - pri možnosti „nie sú zadané žiadne“ pravidlo vyhovie, keď doklad nemá žiadne platobné podmienky. Pri možnosti „nie sú zadané podľa šablóny“ vyhovie, keď platobné podmienky dokladu nie sú vyplnené zo zvolenej šablóny alebo keď v nich chýba niečo, čo šablóna obsahuje (opis, zádržné, skonto, úrok z omeškania). S akciou „Zobraziť upozornenie“ (chyba) tak nedovolíte uložiť napríklad faktúru za stavebnú zákazku bez zádržného.
• „Dátum zaplatíme/zaplatia dňa nie je zadaný používateľom“ - dátum, kedy chcete doklad zaplatiť, nikto nezmenil ručne

• „Obsahuje nálepky“ - doklad musí mať všetky zadané nálepky. Zaškrtnutím „Prehľadávať aj podradené nálepky“ vyhovie aj podradená nálepka: pravidlo s nálepkou „Projekty“ potom platí pre doklad s ktorýmkoľvek projektom.
• „Kontrolovať nálepky samostatne po čiastkach“ - všetky nálepky musí mať jedna a tá istá čiastka. Ak má faktúra čiastku s nálepkou „Projekt A“ a inú čiastku s nálepkou „Marketing“, pravidlo s oboma nálepkami jej vyhovie len bez tohto zaškrtnutia.
• „Neobsahuje nálepky“ - doklad nesmie mať ani jednu zo zadaných nálepiek, opäť aj samostatne po čiastkach.
• „Na doklade existuje aspoň jedna čiastka, ktorá neobsahuje práve jednu:“ s poľami „podnálepku“ a „vždy rovnakú podnálep.“ - kontrola úplnosti. Napríklad s nálepkou „Projekty“ v poli „podnálepku“ a akciou „Zobraziť upozornenie“ (chyba) nedovolíte uložiť doklad, ktorého niektorá čiastka nemá projekt alebo ich má viac. Ak nálepku zadáte v poli „vždy rovnakú podnálep.“, musia mať navyše všetky čiastky ten istý projekt.
• „Kategória projektu“ - doklad patrí projektu zvolenej kategórie, napríklad všetky interné projekty.

V časti „Akcie“ zadáte, kto doklad schvaľuje (prípadne podpisuje, vybavuje alebo o ňom hlasuje - podľa toho, čo z toho má firma zapnuté). Okrem konkrétnych ľudí môžete zvoliť aj účastníkov, ktorých ReFIS určí až podľa dokladu. Jedno pravidlo tak nahradí desiatky pravidiel pre jednotlivých ľudí:

• „Tvorca súvisiaceho dokladu“ - napríklad faktúru k objednávke schvaľuje ten, kto objednávku vytvoril
• „Súvisiaci používateľ súvisiaceho dokladu“ - žiadateľ v žiadanke a vo vydanej objednávke, zodpovedná osoba v zmluve. Napríklad faktúru k objednávke schvaľuje ten, kto objednávku vyžiadal, a faktúru k zmluve ten, kto za zmluvu zodpovedá.
• „Nadriadený súvisiaceho používateľa alebo platiacej osoby dokladu“ - nadriadený pracovníka, ktorého uvádza samotný doklad. Napríklad žiadanku schvaľuje nadriadený toho, kto ju vyžiadal. Nadriadeného nastavíte v adresári ako súvisiacu osobu so vzťahom „Je manažérom pre...“. Ktorého pracovníka doklad uvádza, závisí od typu dokladu:
  • „Žiadanku vyžiadal“ v žiadanke a „Objednávku vyžiadal“ vo vydanej objednávke
  • „Zodpovedná osoba“ v zmluve, projektovom zámere, vydanej cenovej ponuke, príjemke, výdajke a prevodke
  • „Produkty prevzal“ alebo „Produkty odovzdal“ v dodacom liste a vo faktúre, ktorá slúži zároveň ako dodací list
  • pracovník zvolený v poli „Účet/pokladňa/osoba“ v prijatej faktúre a v prijatom pokladničnom doklade - ten, kto doklad zaplatil
• „Externá osoba z dokladu“, „Nadriadený externej osoby z dokladu“ a „Kontaktná osoba externej osoby z dokladu“ - napríklad keď doklad schvaľuje aj externý stavebný dozor
• vlastník nálepky - ponúkne sa, keď vyplníte nálepky v podmienke „Obsahuje nálepky“. Napríklad doklady s nálepkou „Marketing“ schvaľuje ten, kto je jej vlastníkom; keď sa vlastník zmení, pravidlo netreba upravovať.
• projektové roly - ReFIS ponúkne každú rolu z číselníka Projektové roly. Napríklad ak má firma rolu projektový manažér, doklad schvaľuje projektový manažér projektu, ktorým je doklad označený.

Ďalej nastavíte:

• „Priorita“ - kam do zoznamu sa schvaľovatelia z tohto pravidla pridajú (1 na vrch, 10 na spodok). Doklad schvaľujú odspodu nahor, preto schvaľovateľ s prioritou 10 rozhoduje ako prvý.
• „Min. schvaľovateľov“ a „Min. príloh“ - doklad bude schválený, až keď ho schváli aspoň zadaný počet ľudí a má aspoň zadaný počet príloh
• či sa má doklad zamknúť hneď na začiatku schvaľovania alebo až po finálnom schválení

„Označiť nálepkami“ doklad označí:

• „Pevne definovanými nálepkami“ - vždy tými istými, napríklad faktúru za nájom nálepkou „Prevádzka budovy“
• „Podľa posledného dokladu od danej osoby“ alebo „Podľa väčšiny posledných dokladov od danej osoby“ - mesačná faktúra od telekomunikačného operátora dostane tie isté nálepky ako minulé
• „Podľa nálepiek danej osoby“, „Podľa nálepiek produktu“ alebo „Podľa nálepiek súvisiaceho používateľa“ - nálepky z adresára, z produktu, alebo nálepky pracovníka, ktorý žiadanku či objednávku žiadal alebo zodpovedá za zmluvu (napríklad jeho útvar)
• „Nájdenými v texte prílohy“ - nálepkami, ktoré našla podmienka pre prílohu
• „Podľa umelej inteligencie (AI)“ - ak má firma zapnutú umelú inteligenciu

Zaškrtnutím „Označiť len vyhovujúce čiastky, nie celý doklad“ označí ReFIS len čiastky, ktoré spĺňajú podmienky pre čiastky alebo nálepky.

• „Zobraziť upozornenie“ - buď len upozornenie, alebo chybu, ktorá nedovolí doklad uložiť ani schváliť
• nastaviť opis dokladu, externú osobu, spôsob platby alebo rozšírený typ dokladu
• zlúčiť čiastky podľa sadzieb DPH alebo do jednej - pri pridávaní dokladu z nespracovaného dokladu, napríklad keď z dlhého zoznamu položiek na faktúre stačí jedna čiastka za každú sadzbu DPH
• nahradiť čiastky dokladu čiastkami zo súvisiacich objednávok alebo zmlúv - faktúra prevezme riadky objednávky namiesto vlastných

Ak viac pravidiel nastavuje tú istú hodnotu (napríklad spôsob platby) a každé inú, ReFIS ju nenastaví. Pri minimálnom počte schvaľovateľov a príloh platí najvyšší z nich.

• Pri pridávaní dokladu sa pravidlá uplatňujú priebežne, už počas vypĺňania formulára - aj pri dokladoch pridávaných z nespracovaných dokladov.
• Pri úprave dokladu podľa nastavenia „Aplikovanie pravidiel v úprave dokladu“ v menu Iné → Nastavenia → Nastavenia dokladov: len ručne, automaticky len na dokladoch, ktoré nie sú plne schválené, alebo vždy automaticky. Ručne ich uplatníte tlačidlami „Načítať schvaľovateľov podľa pravidiel“ a „Načítať nálepky podľa pravidiel“ vo formulári.
• Pri postúpení na schválenie môžete pridať schvaľovateľov podľa zvoleného pravidla.

Minimálny počet schvaľovateľov a príloh a upozornenia ReFIS kontroluje vždy, bez ohľadu na nastavenie.

V zozname vidíte názov, znenie pravidla a zodpovednú osobu. Filtrujete podľa textu, schvaľovateľa a „Len platné pravidlá“. Funkciou „Upraviť hromadne schvaľovateľa“ nahradíte jedného schvaľovateľa iným vo všetkých zvolených pravidlách - napríklad keď zamestnanec odíde.

Pravidlá pre nespracované doklady sú samostatné, v menu Iné → Nástroje → Pravidlá pre nespracované doklady, a platia ešte pred spracovaním dokladu.

• Schvaľovací proces
• Tok dokladov
• Súvisiace doklady
• Nálepky