Súvisiace doklady prepájajú doklady, ktoré k sebe patria - napríklad objednávku s faktúrou, ktorá za ňu prišla, alebo zmluvu s faktúrami podľa nej. Súvisiaci doklad môže byť doklad evidovaný v ReFISe aj len číslo dokladu, ktorý v ReFISe nie je.
Pole so súvisiacimi dokladmi
Súvisiace doklady zadáte priamo vo formulári dokladu. Pole má v každom type dokladu názov podľa toho, čo k nemu zvyčajne patrí, napríklad:
- pri faktúre a predfaktúre „Objednávka/zmluva“
- pri vydanej objednávke „Ponuka/zmluva/žiad.“
- pri dodacom liste „Obj./zmluva/faktúra“
- pri príjemke a výdajke „Dodací list/faktúra“
- pri pokladničnom doklade „Súvisiaci doklad“
- pri zmluve „Číslo rámcovej zmluvy“
Keď kliknete do poľa, ReFIS ponúkne doklady tej istej externej osoby, ktoré sú neuhradené alebo uhradené len čiastočne a zároveň nie sú vybavené. Najvyššie sú doklady, ktorých čiastky majú najviac rovnakých nálepiek ako tento doklad, potom najnovšie. Ak externú osobu ešte nemáte vyplnenú, ReFIS vás na to upozorní - doklady vie ponúknuť až podľa nej. Keď začnete písať číslo, ReFIS hľadá doklady s takým začiatkom čísla bez ohľadu na to, či sú uhradené. Pri veľkom počte dokladov zobrazí všetky ďalšie doklady odkaz „Zobraziť všetky“. Pri prijatej faktúre ReFIS ponúkne aj prijaté daňové doklady k platbe dodávateľa bez ohľadu na úhradu, takže daňový doklad k platbe priradíte k vyúčtovacej faktúre aj vtedy, keď nie je prepojený s predfaktúrou. Ponúkne len tie, ktoré nie sú stornované, nie sú prepojené s predfaktúrou ani faktúrou, majú aspoň jednu čiastku a nie sú súvisiacim dokladom iného dokladu. Daňový doklad k platbe, ktorý tieto podmienky nespĺňa - napríklad keď vytvoríte faktúru podľa vzoru, ktorý ho už má - ReFIS nedovolí uložiť a upozorní vás, že ho nie je možné k dokladu priradiť.
Doklad z ReFISu sa v poli zobrazí s ikonou svojho typu. Číslo, ktoré v ReFISe nie je, pridáte voľbou „pridať ako číslo bez dokladu v ReFISe“ - zobrazí sa s prerušovaným rámikom a kliknutím na ikonu mu môžete určiť typ („Zmeniť typ“), napríklad objednávka. Viac čísel naraz oddelíte čiarkou, bodkočiarkou alebo medzerou. Ak sa napísané číslo zhoduje s dokladom v ReFISe, prepojí sa s ním - veľké a malé písmená, diakritika a medzery pritom nehrajú rolu.
Súvisiace doklady neskôr zmeníte v detaile dokladu funkciou „Upraviť súvisiace doklady“. Používateľ, ktorý má len právo „Upraviť súvisiace doklady (len pridať nové)“, môže čísla len pridávať, existujúce nezmení.
Čo sa so súvisiacimi dokladmi deje
- Detail dokladu ukazuje súvisiace doklady oboma smermi - doklady, na ktoré sa tento doklad odvoláva, aj doklady, ktoré sa odvolávajú naň. Čísla, ktoré v ReFISe nie sú, sú uvedené ako „Neevidovaný doklad“.
- Párovanie čiastok. Keď doklad uložíte, ReFIS napáruje jeho čiastky na čiastky súvisiacich dokladov - napríklad faktúru na objednávku alebo zmluvu, pokladničný doklad na faktúru, ktorú uhrádza. Keď súvisiaci doklad z poľa odstránite, párovanie na neho sa pri uložení zruší. Funkcia „Upraviť súvisiace doklady“ párovanie nemení.
- Nové doklady. Keď vytvárate doklady podľa zvolených dokladov, ReFIS zvolené doklady doplní ako súvisiace sám.
- Pravidlá pre doklady môžu podľa súvisiacich dokladov rozhodovať - napríklad pridať na schvaľovanie toho, kto súvisiacu objednávku vyžiadal, alebo kontrolovať, či suma faktúry neprevyšuje sumu objednávky.
Text v hlavičke dokladu
Text v hlavičke dokladu je uvedený vo formulári a v PDF nad čiastkami. ReFIS ho podľa typu dokladu vytvorí takto:
- objednávka: „Objednávame si u Vás nasledujúce“
- žiadanka: „Žiadame Vás o nasledujúce“
- vydaný dodací list: „Dodali sme Vám nasledujúce“
- vydaná faktúra: „Fakturujeme Vám nasledujúce“
- vydaný dobropis: „Dobropisujeme Vám nasledujúce“
Pole „Hlavička dokladu“ vo formulári a nastavenie „Hlavičky dokladov“ platia len pre vydanú faktúru, predfaktúru, vydanú objednávku a vydaný dodací list; žiadanka má text len v PDF.
Ak má doklad súvisiacu prijatú objednávku alebo zmluvu evidovanú v ReFISe, ReFIS do textu doplní jej číslo a dátum (pri zmluve predvolene len dátum, číslo zapnete v nastavení), napríklad „Fakturujeme Vám na základe objednávky P240001 zo dňa 04. júna 2024 nasledujúce“. Čísla ostatných súvisiacich dokladov (okrem žiadaniek) sa v texte zobrazia, len ak sa do neho nedoplnila žiadna objednávka, zmluva ani zálohová faktúra. Text môžete upraviť - kým ho nezmeníte, ReFIS ho dopĺňa sám.
Ktoré súvisiace doklady sa do textu dopĺňajú, nastavíte v menu Iné → Nastavenia → Hlavičky dokladov zvlášť pre faktúry, predfaktúry, objednávky a dodacie listy: „číslo súvisiacich objednávok“, „číslo súvisiacich zmlúv“, „číslo súvisiacich zálohových faktúr“ a „číslo iných súvisiacich dokladov“.