×
ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Tok dokladov určuje, kto sa má k dokladu vyjadriť a v akom poradí - kto ho schváli, podpíše, vybaví alebo o ňom hlasuje.
Každý účastník toku má pri doklade jeden typ akcie:
| Typ akcie | Čo účastník robí | Tlačidlá | Kedy je hotovo |
|---|---|---|---|
| Schvaľovanie | rozhodne, či s dokladom súhlasí - napríklad či má firma faktúru zaplatiť alebo objednávku odoslať | Schvaľujem, Odmietam | doklad je schválený, keď ho schvália všetci; stačí jedno odmietnutie a je odmietnutý |
| Podpisovanie | podpíše doklad, najčastejšie zmluvu alebo objednávku; podpis sa vloží do PDF dokladu | Podpisujem, Odmietam podpísať | doklad je podpísaný, keď ho podpíšu všetci |
| Vybavovanie | urobí s dokladom, čo treba - napríklad sa zúčastní pojednávania, ktorého sa doklad týka; vybavenie sa nedá odmietnuť | Vybavujem | doklad je vybavený, keď ho vybavia všetci |
| Hlasovanie | hlasuje za doklad alebo proti nemu, každý so svojou váhou hlasu | Hlasujem ZA, Hlasujem PROTI, Zdržiavam sa | doklad prejde, keď hlasy ZA prekročia nastavené kvórum |
Ktoré typy akcií firma používa, určujú práva. Keď je zapnutý len jeden typ, ReFIS celý tok pomenúva podľa neho - napríklad záložka v zozname dokladov sa potom volá „Moje na vybavovanie“. Tok je možný len pri typoch dokladov, ktoré ho majú povolený.
Účastníkov zadáte priamo v doklade, v zozname pod údajmi dokladu, a pri každom zvolíte typ akcie. Poradie zmeníte šípkami pri účastníkoch. Odkazom „Načítať schvaľovateľov podľa pravidiel“ ich ReFIS doplní podľa pravidiel pre doklady. Pravidlá vedia účastníka určiť aj nepriamo - napríklad nadriadeného súvisiaceho používateľa, externú osobu z dokladu alebo vlastníka nálepky.
Účastníkom môže byť používateľ ReFISu, osoba z adresára alebo len e-mailová adresa. Externý účastník dostane e-mailom odkaz, cez ktorý sa k dokladu vyjadrí bez prihlásenia - pri každom type akcie, najčastejšie však pri podpisovaní, keď zmluvu alebo objednávku podpisuje obchodný partner.
Účastníci idú postupne: na rade je vždy jeden a ReFIS mu pošle notifikáciu, keď na neho príde rad. Vyjadriť sa však môže aj ten, kto na rade ešte nie je.
Ďalších účastníkov pridáte neskôr funkciou „Postúpiť doklad na schválenie“, na vrch alebo na spodok zoznamu, prípadne pôvodných odoberiete. Počas vašej neprítomnosti za vás rozhoduje zástupca.
K dokladu sa vyjadríte funkciou „Schvaľovanie dokladov“ - pri ostatných typoch akcie „Podpisovanie dokladov“, „Vybavovanie dokladov“ alebo „Hlasovanie o dokladoch“. Pri jednom doklade môžete okrem tlačidiel svojho typu akcie zvoliť:
Ak zvolíte viac dokladov naraz, rozhodnutie vyberiete v poli „Akcia“ a pripíšete poznámku. Doklady, ktoré nespĺňajú podmienky pravidiel (napríklad minimálny počet príloh), ReFIS vynechá.
Keď doklad odmietate alebo odmietate podpísať, poznámku musíte vyplniť - kolega z nej vie, čo má doplniť alebo opraviť. V poznámke ho môžete označiť znakom @.