adresár

Modul Adresár obsahuje osoby, s ktorými firma spolupracuje - dodávateľov, odberateľov, zamestnancov, úrady a ďalšie firmy aj fyzické osoby. Na osoby z adresára odkazujú doklady, čiastky, projekty, produkty aj pracovné záznamy.

Adresár nájdete v menu Iné → Adresár.

V zozname vidíte pri každej osobe „Meno/názov“, „IČO“, „IČ DPH“, „Identifikátor osoby“, „Typ osoby“, či ide o fyzickú osobu a či má používateľské konto. Pri fyzických osobách sú navyše stĺpce „Meno“ a „Priezvisko“. Neaktívne osoby sú prečiarknuté.

Naľavo osoby filtrujete podľa:

• mena alebo názvu
• typu osoby - zobrazia sa aj osoby podradených typov
• toho, či majú používateľské konto, či sú fyzické osoby alebo dlžníci
• začiatočného písmena

Zoznam predvolene ukazuje len aktívne osoby. Neaktívne zobrazíte, keď zrušíte „Len aktívne osoby“.

V rozšírenom vyhľadávaní („Vyhľadať osoby“) hľadáte aj podľa identifikátora osoby, IČO, DIČ, IČ DPH, Peppol ID, typu osoby, platiteľov DPH, štátu (domáci, iný štát, štáty EÚ), poznámky, nálepiek, aktívnych alebo neaktívnych osôb, končiacej platnosti občianskeho preukazu a neaktuálnych informácií. Pri osobách s používateľským kontom hľadáte aj podľa plného prístupu, pozície alebo prístupu k operácii. Podľa dokladov osoby nájdete napríklad osoby, ktoré v zvolenom období (vytvorenia, realizácie alebo platnosti dokladu) majú, alebo nemajú doklad zvoleného typu. Vyhľadávanie si môžete uložiť.

Funkciou „Pridať osobu“ otvoríte formulár. Vyplníte „Typ osoby“, „Meno/názov“ a pri fyzickej osobe aj meno a priezvisko. Pri slovenských a českých firmách stačí začať písať názov alebo IČO - ReFIS ponúkne firmy z verejných registrov a po výbere vyplní IČO, DIČ, IČ DPH, platiteľa DPH, „Spoločnosť zapísaná v“, sídlo, bankové účty aj Peppol ID. Firmu z iného štátu EÚ nájdete podľa IČ DPH v systéme VIES - ReFIS doplní názov a adresu, ak ich daný štát vo VIES zverejňuje.

Ak už v adresári existuje osoba s rovnakým názvom, IČO alebo DIČ, ReFIS vás na to upozorní. Osobu však uložiť môžete. Pole „Identifikátor osoby“ musí byť jedinečné, osobu s rovnakým identifikátorom ako iná osoba ReFIS neuloží.

Nad záložkami vyplníte „Identifikátor osoby“, „Platiteľ DPH“ a pri platiteľovi DPH zo štátu EÚ aj „Možnosť uplatniť prenos daňovej povinnosti z DPH“. Pod záložkami je pole „Poznámka“. Formulár má tieto záložky:

• „Osobné údaje“ - len pri fyzickej osobe: štátna príslušnosť, národnosť, pohlavie, rodné číslo, dátum narodenia, občiansky preukaz a jeho platnosť
• „Kontakty“ - telefón, mobil, fax, web, Peppol ID, e-mailové adresy a adresy. Pri každom e-maile zvolíte typ, napríklad „E-mail pre faktúry“ alebo „E-mail pre objednávky“. Hlavná adresa je „Sídlo/trvalé bydlisko“, ďalej môžete pridať „Adresa pre doručovanie“ a ďalšie adresy. Ak má firma zadané lokality, zadáte tu aj „Lokalita“.
• „Bankové účty“ - čísla účtov osoby, banka a mena
• „Súvisiace osoby“ - vzťahy k iným osobám v adresári, napríklad „Je kontaktnou osobou pre...“ alebo „Je konateľom...“
• „Fakturácia“ - „Splatnosť (dni)“, „Smerovacia referencia na faktúrach“, predvolené správanie pri odosielaní dokladov („Predvolene posielať predfaktúry namiesto faktúr“, „Predvolene posielať dodací list ešte pred fakturáciou“, „Požaduje papierové doklady“) a označenie dlžníka
• „Ostatné“ - jazyky, v ktorých osoba komunikuje, nálepky a „PIN kód“, ktorý ReFIS vyžaduje, keď osoba schvaľuje doklad priamo z e-mailu (pole vidí len používateľ s právom pridať alebo upraviť pracovníka)

Ak osoba nemá vyplnenú splatnosť, použije sa splatnosť vlastnej firmy.

Nová osoba preberá z neurčenej osoby nastavenia „Požaduje papierové doklady“, „Predvolene posielať predfaktúry namiesto faktúr“ a „Predvolene posielať dodací list ešte pred fakturáciou“. Ak ich teda chcete mať zapnuté pri väčšine nových osôb, zapnete ich pri neurčenej osobe. Vo formulári ich pred uložením môžete zmeniť.

Osoba môže mať aj používateľské konto, vďaka ktorému sa môže prihlásiť do ReFISu. Zaškrtnete „Má aj používateľské konto (možnosť prihlásiť sa)“ a vyplníte e-mail a používateľské meno. Táto časť formulára sa zobrazí len používateľovi s právom pridávať alebo upravovať používateľov. Funkciou „Poslať prístup e-mailom“ potom osobe pošlete odkaz, cez ktorý si nastaví heslo. Práva konta a ďalšie nastavenia opisuje článok Používatelia.

• „Skontrolovať údaje“ - zvolené osoby porovná s verejnými registrami (obchodný a živnostenský register, overovanie platiteľov DPH VIES) a ukáže, čo sa líši - názov, IČO, DIČ, IČ DPH, platiteľa DPH, Peppol ID, sídlo a bankové účty. Zmeny, ktoré potvrdíte, ReFIS uloží.
• „Zjednotiť osoby“ - z viacerých záznamov tej istej osoby urobí jeden. Zvolíte hlavný záznam; doklady, čiastky, projekty, produkty a pracovné záznamy ostatných osôb sa priradia jemu. Prázdne údaje hlavného záznamu ReFIS doplní z ostatných a pridá ich e-maily, adresy, bankové účty, jazyky, Peppol ID a nálepky. Používateľské konto môže mať najviac jedna zo zjednocovaných osôb.
• „Aktivovať osoby“ a „Deaktivovať osoby“ - neaktívne osoby sa predvolene v zozname nezobrazujú. Ak má osoba používateľské konto, aktiváciou osoby sa aktivuje aj konto a deaktiváciou sa deaktivuje. Pri deaktivácii môžete stornovať aj zmluvy, kde je osoba zmluvnou stranou.
• „Hromadne upraviť osoby“ - zvoleným osobám naraz zmeníte typ osoby, nastavíte, či sú fyzické osoby, alebo vymažete identifikátor osoby.
• „Zmazať osoby“ - doklady, čiastky, projekty a ďalšie záznamy zmazanej osoby ostanú, ReFIS ich priradí neurčenej osobe. Používateľské konto osoby sa nezmaže, len deaktivuje.
• „Importovať z XLSX“ a „Exportovať zoznam do XLSX“ - hromadné nahratie osôb z tabuľky a stiahnutie vyfiltrovaných osôb v tvare, ktorý môžete znova naimportovať.
• „Exportovať detail záznamu“ - stiahne všetky údaje zvolenej osoby do XLSX.
• „Odoslať novú správu“ - pošle zvoleným osobám správu.
• „Nastaviť notifikácie“ - zvoleným osobám s používateľským kontom naraz nastaví e-mailové notifikácie.
• „Prihlásiť sa ako používateľ“ - len pre používateľa s plným prístupom, opisuje ju článok Používatelia.
• „Vytvoriť odkaz pre externých“ - internetový odkaz, cez ktorý ľudia bez prístupu do ReFISu pridajú novú osobu do adresára, napríklad zaregistrujú svoju firmu.

Adresár obsahuje dva osobitné záznamy, ktoré nemôžete zmazať ani deaktivovať:

• Neurčená osoba - patria k nej čiastky a doklady, pri ktorých osoba nie je známa. Napríklad pri importe výpisu z účtu sa nemusí podariť určiť všetky osoby a niektoré čiastky sa priradia neurčenej osobe. Vďaka tomu ich ľahko nájdete a doplníte. Neurčenej osobe pripadnú aj záznamy zmazaných osôb.
• Vlastná firma - vaša firma. Jej údaje upravíte v menu Iné → Nastavenia → Základné informácie o firme.

Osobu označíte ako dlžníka v záložke „Fakturácia“ („Dlžník (alebo má problémy so solventnosťou)“) a dôvod môžete pripísať do poľa „Poznámka o dlžníkovi“. Pri slovenských a českých firmách ReFIS navyše pravidelne kontroluje verejné zdroje a osobu sám označí ako „Dlžník podľa verejných zdrojov“, ak nájde:

• pri slovenských firmách dlh voči Sociálnej poisťovni alebo Všeobecnej zdravotnej poisťovni
• pri českých firmách záznam v registri nespoľahlivých platiteľov DPH alebo v insolvenčnom registri

Stav slovenskej firmy v registri (napríklad likvidáciu alebo konkurz) ReFIS zapíše do poznámky z verejných zdrojov.

Dlžníkov vidíte vo filtri „Len dlžníci“, v detaile osoby a pri výbere osoby vo formulároch, kde sú zvýraznení červenou. Keď sa údaje z verejných zdrojov zmenia, objaví sa v Úlohách úloha „Zmenili sa údaje … osôb ohľadne dlhov, konkurzov a podobne. Chcete ich zobraziť?“.

Používateľ s právom na zobrazenie adresára vidí všetky osoby, adresár sa podľa typov osôb ani nálepiek neobmedzuje. Pridanie, úprava, zmazanie, zjednotenie, aktivovanie a deaktivovanie osôb sú samostatné práva.

Osobu, ktorá má používateľské konto, môže aktivovať alebo deaktivovať len používateľ s právom „Upraviť pracovníka“ a zmazať len používateľ s právom „Zmazať pracovníka“.

• Typy osôb
• Splatnosť
• Číslo bankového účtu
• Elektronická fakturácia