firmy, ktoré doklady schvaľujú elektronicky
Faktúra, objednávka, žiadanka aj zmluva prejdú online schvaľovaním – a ešte v deň, keď prídu. Žiadne obiehanie kancelárií s košieľkami, žiadne hľadanie, u koho doklad uviazol. Schvaľovateľ má pritom po ruke všetko, čo na rozhodnutie potrebuje: nielen doklad, ale aj rozpočet, zmluvu či súvisiacu objednávku – a kompletnú históriu toho, čo sa s dokladom dialo.
firmy, ktoré doklady schvaľujú elektronicky
Schvaľovanie nie je len o podpise. Je to miesto, kde sa rozhoduje, či firma vôbec nakúpi – a či potom zaplatí za niečo, čo naozaj dostala.
Schvaľovacia cesta kopíruje vašu organizačnú štruktúru. Faktúru za náhradné diely dostane skladník, ktorý dodávku prevzal – nie asistentka, ktorá o nej nič nevie.
Notifikácie pravidelne pripomínajú, čo čaká na schválenie. Keď je schvaľovateľ na dovolenke, doklad automaticky preberá jeho zástupca.
Došlá faktúra sa páruje s objednávkou. Ak nesedí suma alebo rozsah dodávky, k úhrade sa nedostane skôr, než to niekto vysvetlí.
E-mailom, cez PEPPOL, zo skenera alebo ako bloček za tankovanie odfotený mobilom. Všetko sa zbieha na jednom mieste.
Dodávateľ, suma, dátumy, variabilný symbol aj jednotlivé riadky vyplní AI. Nikto nič neprepisuje, takže nevznikajú preklepy. Už v tomto momente ReFIS kontroluje duplicity, dlhy dodávateľa aj to, či je IBAN registrovaný na Finančnej správe SR.
Podľa strediska, sumy, dodávateľa alebo projektu. Pravidlá nastavíte raz a ReFIS potom schvaľovateľov priraďuje sám. Používateľ to však vie kedykoľvek zmeniť.
Doklad sa zaúčtuje, uloží do archívu a pripraví na úhradu. História zostáva dohľadateľná.
Schvaľovanie sa vo firme dotkne štyroch vecí naraz – rýchlosti, nákladov, času manažérov a prehľadu o tom, čo sa práve deje.
Vďaka online schvaľovaniu žiadaniek, objednávok, faktúr a ďalších dokladov výrazne zrýchlite schvaľovací proces. Online, z ľubovoľného miesta na svete môžete schvaľovať doklady. Workflow (poradie, ako dokumenty kolujú medzi zamestnancami) je nastaviteľný a môže zahŕňať viacero osôb. Kolega zodpovedný za vozový park uvidí len doklady týkajúce sa vozového parku a vie najlepšie posúdiť, či je fakturácia oprávnená.
Obdobie od prijatia objednávky po fakturáciu sa u našich zákazníkov skrátilo v priemere o 9 dní.
Schvaľovanie objednávok a žiadaniek zamedzí nepotrebným nákupom. Schvaľovanie prijatých faktúr zase znižuje pravdepodobnosť úhrady faktúry, ktorá nebola oprávnene fakturovaná – napríklad práce boli dodané v inom rozsahu, tovar v inej kvalite a podobne. Znížte náklady firmy vďaka prehľadu o všetkých nákladoch, ktoré firma vynakladá.
Vo firmách s povinným schvaľovaním klesli náklady v priemere o 7,1 %.
Administratívne úkony spomaľujú vašu firmu. Neberú čas len administratívnym pracovníkom – čo je horšie, odoberajú aj z produktívneho času manažérov. ReFIS tak šetrí čas dvakrát: manažéri sa venujú aktivitám priamo súvisiacim s ich prácou a administratíva sa zbaví nepotrebnej roboty.
Po zavedení ReFISu ušetrí manažér v priemere 3 hodiny týždenne.
Absolútna kontrola nad každým dokladom v prehľadnej podobe – kedykoľvek viete, kde sa doklad nachádza a na koho schválenie čaká. Stav nákladov, projektov aj rozpočtov vidíte okamžite po schválení dokladu, bez čakania na mesačnú uzávierku. Manažéri tak rozhodujú na základe aktuálnych dát, nie odhadov.
Schvaľovanie v ReFISe nie je jedna pevná šablóna pre všetkých. Prispôsobí sa tomu, ako to vo vašej firme naozaj chodí.
„Reálne sme odstránili kopy papiera, zrýchlili sme schvaľovací proces a dostali ho pod kontrolu. Znie to na konci možno jednoducho, ale je to podstatné zlepšenie, na ktoré sme dlho čakali.“
Nechajte nám kontakt a pripravíme ukážku na dokladoch a schvaľovacích cestách z vašej firmy – nie na vymyslených dátach.
Alebo rovno zavolajte +421 915 752 562
Ďakujeme, budeme Vás kontaktovať.
Nákup schválený skôr, než sa minú peniaze – od žiadanky cez objednávku po párovanie s faktúrou.
Viac o funkciiAI prečíta faktúru aj bloček a vyplní údaje za vás – bez prepisovania a bez preklepov.
Viac o funkciiArchív zmlúv, ktorý stráži platnosti a výpovedné lehoty a sám upozorní skôr, než je neskoro.
Viac o funkciiPridajte sa k firmám, ktoré faktúry schvaľujú v deň, keď prídu.