používatelia

Číselník Pracovníci obsahuje zamestnancov a ďalších ľudí, ktorí sa do ReFISu prihlasujú. Každý pracovník je zároveň osobou v adresári.

Pracovníkov nájdete v menu Iné → Číselníky → Pracovníci. Naľavo filtrujete aktívnych, neaktívnych alebo všetkých pracovníkov.

Pracovníkov pridáte najlepšie cez adresár: osobe zaškrtnete „Má aj používateľské konto (možnosť prihlásiť sa)“ a vyplníte rovnaké údaje ako tu.

Pri pracovníkovi zadáte:

• meno, priezvisko a „Celé meno“
• „E-mail“ a „Používateľské meno“ - používateľské meno musí byť jedinečné a smie obsahovať len písmená bez diakritiky, číslice a znaky _ @ . -
• „Konto je aktívne, prístup je povolený (môže sa prihlásiť)“ - vypnutím pracovníkovi zakážete prihlásenie a ReFIS ho zároveň odhlási
• „Povoliť prihlasovanie pomocou hesla“ - alebo prihlasovanie cez LDAP, ak ho firma má. Po vypnutí sa pracovník heslom neprihlási. Ak má váš ReFIS nastavené prihlasovanie cez Google alebo Microsoft účet (na prihlasovacej obrazovke vidíte tlačidlo Google alebo Microsoft), prihlási sa ďalej cez neho. V takom prípade je lepšie prihlasovanie heslom vypnúť.
• „Plný prístup bez ohľadu na pozície / operácie“ - pracovník má všetky práva bez ohľadu na pozície. Aspoň jeden takýto účet musí byť nastavený.
• „Používateľská podpora“ - takto sú označené kontá podpory ReFISu a programátorov. ReFIS ich neponúka v zoznamoch schvaľovateľov ani zástupcov. Pole vidí len používateľ s plným prístupom.
• „Pozície“ - prvá zvolená je hlavná pozícia
• heslo - pri úprave cez „Zmeniť aj heslo“. ReFIS pracovníkovi o zmene pošle informačný e-mail (vypnúť ho môžete, len ak na to máte právo). Pri prihlasovaní cez LDAP sa heslo v ReFISe nepoužíva - zadané heslo overí priamo LDAP server, preto ho tu ani nezmeníte.
• adresy a kontakty

Ak pracujete vo viacerých spoločnostiach, pracovníka pridáte naraz do všetkých spoločností zvolených v poli „Spoločnosti“. V ostatných spoločnostiach však nebude mať plný prístup ani pozície - nastavíte mu ich tam zvlášť. Ak už pracovník má v inej spoločnosti konto s rovnakým používateľským menom aj e-mailom, heslo nezadávate - ponechá si svoje existujúce a spoločnosti, kde konto už má, ReFIS zaškrtne sám. Ak firma synchronizuje pozície z hlavnej spoločnosti, môžete v hlavnej spoločnosti zaškrtnúť „Nastaviť pozície aj vo všetkých spoločnostiach, kde má používateľ prístup“.

Pracovníkovi, ktorý si heslo nastaví sám, pošlete odkaz funkciou „Poslať prístup e-mailom“ (odkaz platí 7 dní). Funkcia pošle odkaz len pracovníkom, ktorí majú vyplnený e-mail a povolené prihlasovanie pomocou hesla - ostatných vynechá. Pracovníkov naraz aktivujete alebo deaktivujete funkciami „Aktivovať pracovníkov“ a „Deaktivovať pracovníkov“.

ReFIS ku každému pracovníkovi vytvorí nálepku pod nálepkou „Zamestnanci“, napríklad „jan.novak (Ján Novák)“. Nálepku spravuje ReFIS sám: po deaktivácii pracovníka jej ukončí platnosť a po aktivácii ju obnoví.

Namiesto zmazania pracovníka ho radšej deaktivujete. Zmazaním sa zmaže aj jeho osoba v adresári a nálepka pod „Zamestnanci“. Pracovník vypadne z toku dokladov, o ktorých ešte nerozhodol, zo zastupovania a zo schvaľovateľov v pravidlách pre doklady. Rozhodnutia, ktoré už urobil, v histórii schvaľovania ostanú - zobrazia sa prečiarknuté. Pracovníkov, ktorí majú záznamy v toku dokladov, ReFIS pred zmazaním zvýrazní.

Funkcia „Prihlásiť sa ako používateľ“ je len pre používateľa s plným prístupom. Uvidíte ReFIS tak, ako ho vidí iný používateľ - napríklad keď kontrolujete jeho práva. Uvediete dôvod a každé použitie funkcie sa zaznamená. Pracovník o tom dostane informačný e-mail (vypnúť ho môžete, len ak na to máte právo).

Pracovníkov môžete naimportovať:

• z LDAP servera
• z Microsoft Entra ID
• z tabuľky XLSX - vo formulári importu si stiahnete „vzorový MS Excel súbor“ alebo „aktuálny zoznam v MS Excel“, doplníte ho a nahráte späť. Formulár otvoríte jedným z týchto spôsobov:
  • funkciou „Importovať z XLSX“ v zozname pracovníkov (časť „Import a export“)
  • v menu Iné → Import a export, vľavo „Import pracovníkov (XLSX)“

• Pozície
• Adresár
• Prihlásenie sa