ReFIS oslovil aj nemeckú centrálu

Výsledky:

• Zrýchlenie celého životného cyklu faktúry prinieslo plynulý tok od prijatia cez schválenie a zaúčtovanie až po úhradu.
• Transparentný workflow zabezpečil, že systém sám riadi schvaľovanie bez e-mailového preposielania a overovania zodpovedností.
• 100 % eliminácia chýbajúcich dokladov zabezpečila, že všetky faktúry, interné poznámky a schvaľovacie kroky sú centrálne zaznamenané na jednom mieste.
• Úspora času a odbúranie manuálnej administratívy znamenajú výrazne kratšie spracovanie faktúr vďaka automatizovanému obehu dokladov.
• Medzinárodný presah riešenia priniesol nasadenie ReFIS-u aj v nemeckej materskej firme, kde z údajov zo SAP vytvára eFaktúry vo formáte ZUGFeRD.

Zadanie od klienta:

• Odstrániť zdĺhavý a chaotický proces manuálneho prerozdeľovania faktúr a ich schvaľovania cez e-maily.
• Zamedziť zdržaniam pri hľadaní zodpovedných osôb a predísť situáciám, kedy sa doklady strácali v e-mailových schránkach.
• Umožniť finančnému oddeleniu a manažmentu pracovať s dokladmi bezpečne a odkiaľkoľvek (podpora práce z domu).
• Vyriešiť centralizáciu komunikácie k dokladom, aby sa poznámky a schvaľovacie pripomienky nestrácali v e-mailoch.

Navrhnuté riešenie:

ReFIS vytvoril pre spoločnosť jednotné digitálne pracovisko na príjem, schvaľovanie a archiváciu všetkých prijatých faktúr. Namiesto neprehľadného e-mailového toku a manuálneho zisťovania, koho sa faktúra týka, prebieha celý proces v automatizovanom workflow s presne nastavenými schvaľovacími právomocami a zastupovaním. Schvaľovatelia píšu poznámky priamo k dokladom, takže finančné oddelenie nič nedohľadáva v e-mailoch. Systém slúži aj ako digitálny archív a je prepojený so SAP – z údajov zo SAP vytvára eFaktúry a odosiela ich cez sieť Peppol na Slovensku alebo vo formáte ZUGFeRD v Nemecku.

Implementácia:

Nasadeniu systému predchádzalo nastavenie schvaľovacích tokov a adaptácia používateľov na prácu v modernom digitálnom rozhraní. Schvaľovatelia si otvoria faktúru, doplnia poznámku a schvália ju na jednom mieste. Implementácia prebehla plynule a používatelia si veľmi rýchlo osvojili prácu v cloudovom prostredí. Vďaka intuitívnemu rozhraniu a prehľadnosti sa systém stal prirodzenou súčasťou každodenného chodu slovenskej prevádzky a následne položil základ pre rozšírenie do zahraničnej centrály.