Koniec strácania faktúr v prísne regulovanom odvetví

Výsledky:

• 100 % prehľad o kolobehu faktúr priniesol okamžitý stav rozpracovanosti dokladov a koniec situácií, kedy sa faktúry zdržiavali na stoloch, v zásuvkách alebo v e-mailových schránkach.
• Jednoznačne priradená zodpovednosť zabezpečila presne nastavené schvaľovacie toky, ktoré eliminujú otázku, koho sa faktúra týka, a automaticky navigujú doklad k správnemu schvaľovateľovi.
• Jednoduché a rýchle dohľadanie dokumentov znamená, že všetky faktúry, prílohy a schvaľovacie záznamy sú okamžite dostupné na pár klikov v centrálnom rozhraní.
• Mobilita v schvaľovacom procese zaručuje, že manažéri potvrdzujú faktúry bez meškania kedykoľvek a odkiaľkoľvek, a to aj mimo kancelárie.
• Zjednodušenie finančnej administratívy predstavuje zrýchlenie celého procesu od prijatia dokladu až po jeho finálne zaúčtovanie a úhradu.

Zadanie od klienta:

• Odstrániť manuálny a neprehľadný obeh faktúr, pri ktorom hrozilo zdržanie, zapadnutie dokladu alebo strata prehľadu o schvaľovateľoch.
• Nahradiť neefektívne e-mailové dohadovanie jasným digitálnym schvaľovacím procesom s pevnou zodpovednosťou.
• Poskytnúť manažérom flexibilný nástroj na schvaľovanie dokladov aj na cestách či pri práci na diaľku.
• Zabezpečiť okamžitú dostupnosť histórie každého dokladu pre potreby finančnej kontroly a interného auditu.

Navrhnuté riešenie:

ReFIS vytvoril pre Stada Pharma Slovakia prehľadné a plne automatizované pracovisko na správu a schvaľovanie dodávateľských dokladov. Systém nahradil manuálne posúvanie dokladov a e-mailové výzvy jasne štruktúrovaným workflowom. Každá prijatá faktúra je automaticky nasmerovaná zodpovednej osobe podľa nastavených kompetencií a pravidiel zastupovania, čím sa predchádza akýmkoľvek prestojom. Používatelia majú k dispozícii webové aj mobilné rozhranie, vďaka čomu doklady schvaľujú promptne z akéhokoľvek zariadenia. Systém zároveň slúži ako prehľadný digitálny archív s kompletnou históriou schvaľovacích úkonov pri každom doklade.

Implementácia:

Implementácia systému prebehla bez zbytočného narušenia bežnej prevádzky spoločnosti. Používatelia ocenili priamočiare rozhranie, ktoré si osvojili bez potreby zložitého zaškoľovania. ReFIS sa stal prirodzeným a spoľahlivým nástrojom každodennej finančnej operatívy, pričom spoločnosť Stada Pharma Slovakia získala pripravenú bázu pre ďalšie fázy automatizácie a legislatívne požiadavky e-Faktúry.