ReFIS v Niersberger Slovakia stráži garančné zádržné a zrýchľuje schvaľovanie faktúr, ReFIS Flow: softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov

Klient:

Spoločnosť Niersberger Slovakia, s.r.o., pôsobiaca v oblasti technických zariadení budov, projektového riadenia a údržby, úspešne zmodernizovala proces evidencie a schvaľovania dokladov. Zavedenie systému ReFIS nahradilo zdĺhavé prerozdeľovanie faktúr zodpovedným osobám a ich e-mailové schvaľovanie plne automatizovaným workflowom s automatickým prenosom do účtovného softvéru Pohoda. Softvér sa prispôsobil aj špecifikám firmy – od garančného zádržného a projektových nákladov s kódmi CPA až po skonto a vlastné šablóny objednávok.

Implementácia ReFIS-u:

ReFIS sme v Niersberger Slovakia zaviedli v júni 2023.

Funkcia ReFIS:

Elektronické spracovanie a schvaľovanie dokladov, evidencia a sledovanie uvoľnenia zádržného, projektové riadenie nákladov, podpora pre finančné skonto, generovanie zákazkových PDF šablón objednávok a integrácia s účtovným systémom Pohoda.

Výsledky:

Automatizovaná evidencia zádržného zabezpečila stráženie záručných lehôt pri montážnych projektoch bez manuálnej evidencie v tabuľkách.
Koniec manuálneho dohľadávania znamená, že systém sám priraďuje schvaľovateľov podľa projektov.
Automatický import do Pohody zabezpečil plynulý a bezchybný prenos zaevidovaných dokladov do účtovného softvéru bez manuálnej práce.
4 vlastné šablóny objednávok predstavujú flexibilné generovanie špecifických PDF objednávok s rôznymi údajmi a textami podľa typu zákazky.
Mobilita a rýchlosť schvaľovania zaručuje, že schvaľovatelia potvrdzujú doklady obratom priamo v systéme, a to aj mimo kancelárie.
Využitie finančného skonta v praxi priamo znižuje náklady a optimalizuje firemné cash flow.

Zadanie od klienta:

Získať spoľahlivý nástroj na sledovanie garančného zádržného pri subdodávkach bez manuálneho stráženia termínov v Exceli.
Znížiť chybovosť pri zápise účtovných dokladov a automatizovať prenos dát do účtovníctva Pohoda.
Získať nástroj schopný prispôsobiť sa projektovej štruktúre firmy (rôzne typy zákaziek, dlhodobá údržba, kódy CPA).
Nastaviť špecifické funkcie, ktoré bežné schvaľovacie systémy neponúkajú – najmä prácu s finančným skontom, platnosťou cien a generovaním viacerých typov objednávok.
Odstrániť manuálne zisťovanie, koho sa faktúra týka, a naháňanie schválení cez e-maily.

„Riešili sme zdĺhavý proces manuálneho zapisovania došlých faktúr a ich následné prerozdeľovanie zodpovedným osobám na schválenie. Zavedením ReFISu nám úplne odpadlo ručné evidovanie v tabuľkách aj zložité zisťovanie, kto má daný náklad schváliť. Zodpovedné osoby schvaľujú doklady elektronicky v jasne nastavenom toku a odkiaľkoľvek, čím sa celý proces podstatne skrátil a minimalizovala sa chybovosť.“

Lenka Belicová – zástupkyňa finančného riaditeľa, Niersberger Slovakia, s.r.o.

Navrhnuté riešenie:

ReFIS poskytol pre Niersberger Slovakia komplexné digitálne prostredie na správu dát, schvaľovanie a riadenie projektových nákladov. Pri montážnych projektoch TZB eviduje garančné zádržné viazané na etapy a záručné lehoty – pri schvaľovaní subdodávateľských faktúr oddelí pozastavené čiastky a stráži termíny ich uvoľnenia, čím predchádza predčasnému vyplateniu zábezpeky. Pri schvaľovaní pracuje aj so skontom a platnosťou cien. Náklady eviduje podľa projektov a dlhodobej údržby vrátane kódov CPA. Pre vystavené objednávky sme pripravili 4 vlastné PDF šablóny. Schválené doklady sa automaticky exportujú do Pohody.

Implementácia:

Proces nasadenia systému prebehol plynule s dôrazom na presné naplnenie zákazkových požiadaviek klienta. Vďaka flexibilite ReFISu sa podarilo úspešne integrovať špecifické šablóny aj prepojenie na účtovníctvo Pohoda. Používatelia ocenili intuitívnosť prostredia, okamžitý prehľad o stave dokladov a výrazné zrýchlenie každodennej agendy.

„Na ReFISe oceňujeme precíznu správu dát, výraznú úsporu času a najmä to, že sa dokázal prispôsobiť našim špecifickým požiadavkám, ako sú kódy CPA, vlastné šablóny objednávok či práca so skontom, ktorú sme nikde inde nenašli. Automatický prenos dokladov do Pohody a rýchlejšie schvaľovanie nám výrazne zefektívnili každodenné fungovanie.“

Lenka Belicová – zástupkyňa finančného riaditeľa, Niersberger Slovakia, s.r.o.

Podľa segmentu

Podľa rolí a oddelení

ReFIS v Niersberger Slovakia stráži garančné zádržné na projektoch

Klient:

Implementácia ReFIS-u:

Funkcia ReFIS:

Výsledky:

Zadanie od klienta:

Navrhnuté riešenie:

Implementácia:

Naši vybraní klienti

Ďalšie prípadové štúdie

Digitalizáciou nákupného procesu získal Hedin Automotive väčší prehľad a vyššiu efektivitu

Zdigitalizované a automatizované účtovné procesy urýchlili prácu účtovnému oddeleniu

ReFIS oslovil aj nemeckú centrálu – eFaktúry zo SAP cez Peppol a ZUGFeRD

ReFIS stráži garančné zádržné na projektoch, zrýchľuje schvaľovanie faktúr a pomáha využívať skonto

Koniec strácania faktúr v prísne regulovanom odvetví farmácie

Rýchlejšie, prehľadnejšie a pod kontrolou - tak dnes spracováva doklady firma HÍLEK

Elektronická archivácia dokladov, vďaka čomu sú doklady v AUTOPOLIS pod lepšou kontrolou

ReFIS nám umožňuje mať jednotlivé projekty pod kontrolou a zlepšiť manažérske rozhodovanie

Vďaka rozpočtu v ReFISe máme presný prehľad o nákladoch a vieme dosahovať zisk

Digitalizujte spracovanie dokladov aj vy