Prípadová štúdia „AC Hotel by Marriott“

Výsledky:

• Zavedením ReFIS-u získal „AC Hotel by Marriott“ efektívny a prehľadný systém pre interné účtovníctvo.
• Proces spracovania a schvaľovania faktúr sa výrazne zrýchlil, čo šetrí čas manažérom aj administratívnemu tímu.
• Vďaka jednoduchej dostupnosti systému sa zvýšila flexibilita pri práci s faktúrami a znížila sa záťaž na finančné oddelenie.
• ReFIS hotelu priniesol spoľahlivý nástroj na moderné a pohodlné riadenie finančných procesov.

Zadanie od klienta:

• Vyriešiť prechod spoločnosti z účtovníctva spracúvaného v externej firme na interné účtovníctvo.
• Poskytnúť systém automatického načítavania a vyťažovania faktúr, ktorý odbúrava nutnosť manuálneho nahadzovania faktúr a zefektívňuje celý proces.
• Zabezpečiť jednoduchú a ľahko dostupnú možnosť schvaľovania faktúr pre manažérov „v teréne“.

Navrhnuté riešenie:

ReFIS poskytol pre „AC Hotel by Marriott“ efektívnu časť riešenia pre interné účtovníctvo, ktorého súčasťou je automatické vyťažovanie a schvaľovanie faktúr. Systém je pre klienta dostupný cez web prehliadač, bez komplikovaného prihlasovania, k dispozícii je aj v mobilnom telefóne. Umožňuje jednoduché schvaľovanie faktúr v priebehu pár sekúnd bez nutnosti sadnúť si za pracovný stôl. Systém poskytuje zároveň riešenie na archiváciu dodávateľských faktúr, čo je uľahčením práce pre finančného manažéra a aj pre audit.

Implementácia:

Klient „AC Hotel by Marriott“ úspešne zaviedol nový systém na prelome rokov 2024/2025. Proces implementácie bol bezproblémový, zaškolenie používateľov sa uskutočnilo vo viacerých fázach a prebehlo hladko. Najskôr bol zaškolený finančný tím, ktorý v systéme ReFIS používa viac funkcionalít. Neskôr boli zaškolení manažéri, ktorí schvaľujú faktúry za svoje oddelenia.