Doklady

Modul Doklady podporuje prácu s dokladmi vo firme. ReFIS pracuje s primárnymi dokladmi, ktoré prídu do spoločnosti, alebo vzniknú v spoločnosti.

Môže sa jednať o nasledovné typy dokladov:

• faktúry, predfaktúry a dobropisy,
• objednávky, zmluvy, žiadanky,
• preberacie protokoly, dodacie listy, príjemky, výdajky a prevodky,
• daňové doklady k platbe, výpisy z bankových účtov, príkazy k úhrade, pokladničné doklady,
• výplatné pásky, pracovné inštrukcie, pracovné výkazy,
• a mnoho ďalších

Doklady môžu byť vzájomne previazané, napríklad prijatá objednávka môže byť prepojená s vydanou faktúrou.

• Záložka Všetky, zobrazí:
  • všetky doklady označené príslušnými nálepkami, ak má používateľ dané právo
  • všetky doklady bez ohľadu na prístupové práva k nálepkám, ak má používateľ dané právo
• Záložka Moje zobrazí:
  • všetky doklady označené nálepkou používateľa
  • všetky doklady odoslané používateľom
• Záložky týkajúce sa schvaľovania (Moje na schválenie, Mnou spracované, Nepriradené, V procese, Schválené, Odmietnuté) sú v článku Schvaľovací proces.
  • všetky doklady odoslané používateľovi
• Záložky "Na zaúčtovanie" a "Zaúčtované" (zobrazí všetky záznamy spĺňajúce uvedenú podmienku, bez ohľadu na zaradenie dokladu alebo iné nastavenia prístupových práv)
• Nespracované
• Používateľovi sa zobrazujú vždy len tie typy dokladov, na ktoré má právo

V zozname dokladov je možné firemné doklady filtrovať podľa rôznych kritérií. Medzi najpoužívanejšie kritéria patrí filtrovanie podľa stavu schvaľovania. Napríklad možnosť odfiltrovať len doklady, ktoré má používateľ schváliť - detailné informácie o týchto možnostiach možno nájsť v článku schvaľovací proces.

Je možné vyhľadávať v dokladoch a vytvárať tak vlastné zostavy. Vyhľadávať je možné podľa veľa kritérií (predmet, výška sumy od-do, text v poznámke, dátumy, osoby atď). Jednou z možností je aj vyhľadávanie na označenia nálepkami. Pri tomto vyhľadávaní je možné zvoliť, či prehľadávať aj vnorené zložky (pri útvare to môžu byť napríklad podútvary). Ďalej je možné vybrať medzi tým, či:

• čiastka má byť zaradená zároveň vo všetkých zvolených zložkách (“prienik množín čiastok“)
• čiastka má byť zaradená v aspoň jednej zvolenej zložke (“zjednotenie množín čiastok“)

Táto sekcia opisuje operácie:

• Nová prijatá/vydaná faktúra (pozri aj pohľadávky a záväzky),
• Nová prijatá/vydaná predfaktúra (pohľadávky a záväzky),
• Nová prijatá/vydaná objednávka (plánovanie peňazí),
• Nový prijatý/vydaný pokladničný doklad (platby),
• Nový výpis z bankového účtu (platby)
• Upraviť doklad

Formulár je veľmi podobný pre všetky vyššie uvedené operácie. Umožňuje do softvéru vložiť:

• údaje z dokladu presne tak, ako sú uvedené na papierovom/originálnom doklade, vrátane:
• hlavičky dokladu obsahujúcej štandardne číslo dokladu, dátumy, dodávateľa...
• položiek faktúry (alebo položiek výpisu z účtu, atď)
  • napríklad pri faktúre možno vyplniť: opis položky, číslo zmluvy/objednávky, suma, sadzba dane, jednotková cena, množstvo, poznámka
  • okrem toho sa v zozname môžu nachádzať dve operácie:
    1. Odstrániť čiastku z dokladu: existujúcu pohľadávku/záväzok ponechá, nebude sa však zobrazovať na tomto doklade
    2. Vymazať čiastku: zmaže aj pohľadávku/záväzok a odstráni ju z dokladu.
• označenie nálepkami pre jednotlivé čiastky a celkové označenie nálepkami pre všetky čiastky
• Výber osôb na schvaľovanie (v zozname sa zobrazia len tie osoby, ktoré majú právo schvaľovať doklad)
• textová poznámka
• elektronické prílohy (napríklad v PDF)

Operácia Upraviť označenie nálepkami umožňuje zmeniť označenie nálepkami. Vo formulári sa nachádza:

• súhrn o doklade vrátane elektronických príloh
• označenie jednotlivých čiastok
• označenie všetkých čiastok (ak je rovnaké)
• možnosť zmeniť Poznámku.

Operácia Vytvoriť príkazy k úhrade z dokladov spolu s operáciou Vytvoriť príkazy k úhrade (zo záväzkov) (nachádza sa v module Pohľadávky a záväzky a v cash-flow zostavách). Operácie vytvárajú na základe zvolených dokladov/záväzkov príkazy na úhradu, ktoré možno ľahko exportovať do banky. Bližie informácie sú v článku Vytvoriť príkazy k úhrade.

Používateľ s oprávneniami môže k dokladu pripojiť prílohy. Existujú dve rôzne operácie na úpravu príloh:

• Upraviť prílohy (všetky): môže ľubovoľne meniť prílohy
• Upraviť vlastné prílohy: môže pridávať alebo upravovať vlastné prílohy (tie, ktoré predtým pridal). Nemôže meniť prílohy od iných používateľov. Odporúčame, aby schvaľovatelia mali možnosť „upraviť vlastné prílohy“ (právo upravovať prílohy sa nastavuje pre pozíciu). To im umožní pridávať prílohy z lokálneho disku, napríklad zmluvy, podklady k fakturácii a podobne, nemôžu však meniť scan faktúry (ktorú zvyčajne vkladá iný používateľ).

Operácia zbalí prílohy do ZIP súboru a ponúkne ich na stiahnutie používateľovi.

Operácia Vymazať doklad umožňuje mazanie dokladu, preto by mala byť prístupná len obmedzenému okruhu pracovníkov. Väčšina používateľov si vystačí úplne bez prístupu k tejto operácii, prípadne s operáciou Stornovať doklad.

Operácie Stornovať doklad a Obnoviť doklad označia doklad ako stornovaný, respektíve tento stav zrušia. Stornované doklady (a ich čiastky) sú zobrazené ako preškrtnuté.

• Schvaľovací proces dokladov
• Súvisiace doklady pre informácie o prepojeniach medzi dokladmi (napríklad prijatá objednávka prepojená s vydanou faktúrou)
• Nespracované doklady alebo podateľňa
• Párovanie